Pokyny k důležitým otázkám správy a řízení společností

Úvod

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade a Scandic Group jsou ochranné známky společnosti LEGIER Beteiligungs mbH, německé společnosti s ručením omezeným, se sídlem Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlín (Spolková republika Německo).

Následující pokyny zajišťují odpovědné, transparentní a právně vyhovující řízení společnosti. Zohledňují ustanovení německého obchodního zákoníku (HGB), německého zákona o společnostech s ručením omezeným (GmbHG), německého zákona o dani z příjmu (EStG) a německého zákona o náležité péči v dodavatelském řetězci (LkSG). Jsou doplněny rámcem pro dodržování předpisů, který zajišťuje dodržování povinností v oblasti lidských práv a náležité péče o životní prostředí v souladu se zákonem LkSG.

I. Odpovědnost vedení

Jednatel společnosti LEGIER Beteiligungs mbH odpovídá za řízení a zastupování společnosti v souladu s § 35 GmbHG. Jedná v zájmu společníků, kterým je odpovědný, a chrání dlouhodobou hodnotu společnosti LEGIER Beteiligungs mbH a jejích značek. Podléhá zákonným požadavkům GmbHG, zejména povinnosti péče podle § 43 GmbHG, a odpovídá za řádné vedení účetnictví a účetnictví podle § 238 HGB a § 242 HGB.

Dodržování daňových předpisů

Generální ředitel zajišťuje dodržování daňových povinností, včetně:

Včasné podávání daňových přiznání a placení daní v souladu s německým zákonem o dani z příjmů právnických osob (KStG).
Srážka a odvod daně z příjmu zaměstnanců a jednatelů podle § 38 EStG.
Srážka a odvod daně z kapitálových výnosů z výplat v souladu s § 43 EStG.
Zajištění podmínek tržního odstupu pro transakce se spřízněnými stranami, aby se zabránilo skrytému rozdělování zisku v souladu s § 8 KStG.
Dodržování dokumentace o převodních cenách v souladu s oddílem 1 AStG, je-li to relevantní.
Poskytnutí potvrzení o srážce daně podle § 45a EStG.

V případě potřeby se může ředitel poradit s daňovými poradci. V rámci LkSG je třeba zohlednit daňové aspekty dodavatelských transakcí, zejména srážku daně podle § 50a zákona o dani z příjmů (EStG) při platbách zahraničním dodavatelům.

Integrace rámce shody

Generální ředitel je odpovědný za provádění rámce shody v souladu s oddílem 4 LkSG, který zahrnuje následující:

Sledování roční analýzy rizik v souladu s § 5 LkSG.
Provádění preventivních a nápravných opatření podle § 6 LkSG.
Zavedení postupu pro podávání stížností v souladu s § 8 LkSG.
Pravidelné podávání zpráv podle § 10 LkSG.

Zajišťuje dodržování etických norem, aby se zabránilo nucené práci, dětské práci, diskriminaci a ničení životního prostředí.

II Složení správní rady

Vedení se skládá z jednatele, který je jmenován v souladu s § 37 GmbHG. Jedná nezávisle a objektivně, bez významných osobních nebo obchodních vztahů, které by mohly ohrozit jeho nezávislost.

Integrace rámce shody

Při výběrovém řízení je kladen zvláštní důraz na znalost dodržování předpisů, zejména s ohledem na lidská práva a environmentální normy v souladu s § 4 LkSG. Generální ředitel musí účinně uplatňovat rámec compliance a kontrolovat dodavatele z hlediska etických norem v souladu s oddílem 6 LkSG.

III Jmenování správní rady

Výběr generálního ředitele

Jednatele jmenuje valná hromada v souladu s § 37 GmbHG, případně na doporučení výboru pro jmenování. Mezi příslušné kvalifikační předpoklady patří:

Závazek vůči zájmům akcionářů,
Znalost odvětví (nemovitosti, platební styk, stavba jachet, letectví, obchod, fiduciární služby),
Vůdčí schopnosti, etika a bezúhonnost,
Zkušenosti v oblasti řízení rizik, financí a práva,
Znalost účetnictví podle § 242 a násl. HGB,
Dodržování daňových předpisů podle EStG.

Integrace rámce shody

Požadují se zkušenosti se zaváděním systémů shody, zejména s analýzou rizik podle oddílu 5 LkSG a s audity dodavatelů podle oddílu 6 LkSG. Diverzita je podporována.

generální ředitel v případě změny jeho funkce

V případě odchodu do důchodu nebo změny funkce přezkoumá schůze akcionářů vhodnost jeho činnosti. Změny musí být neprodleně oznámeny.

IV. Kodex chování a etiky v podnikání

Generální ředitel a zaměstnanci dodržují kodex chování, který podporuje etiku, integritu a právní předpisy. V souladu s § 43 německého zákona o společnostech s ručením omezeným (GmbHG) vykonává jednatel péči řádného hospodáře.

Integrace rámce shody

Kodex chování vychází z Deklarace zásad podle § 4 LkSG a vyžaduje dodržování lidských práv a environmentálních standardů. Dodavatelé musí dodržovat odpovídající kodex.

V. Výkonnost a nástupnictví správní rady; odměňování

Výkonnost a nástupnictví

Schůze společníků pravidelně hodnotí výkonnost generálního ředitele a každoročně plánuje jeho nástupnictví.

Integrace rámce shody

Hodnocení výkonnosti hodnotí provádění rámce pro dodržování předpisů, zejména minimalizaci rizik podle oddílu 5 LkSG a vyřizování stížností podle oddílu 8 LkSG.

Odměňování vedení

Odměňování je stanoveno v souladu s § 38 GmbHG, je založeno na výkonnosti a tržních standardech a podporuje dlouhodobé vytváření hodnoty a dodržování LkSG. Splňuje daňové požadavky v souladu s § 38 EStG.

VI Zasedání správní rady

Ředitel se neschází na pravidelných schůzkách. Pravidelně se však setkává s valnou hromadou společníků v souladu s § 242 obchodního zákoníku.

Integrace rámce shody

Otázky dodržování předpisů, včetně rizik a stížností v souladu s § 8 LkSG, jsou pravidelnými body programu.

VII Výbory

Výbory, jako je výbor pro audit nebo výbor pro jmenování, mohou být zřízeny v souladu s § 47 GmbHG.

Integrace rámce shody

Doporučuje se zřídit výbor pro dodržování předpisů, který bude sledovat rámec v souladu s oddílem 5 LkSG a oddílem 8 LkSG.

VIII Komunikace s akcionáři

Akcionáři mohou kontaktovat generálního ředitele e-mailem (info@legier-beteiligungs.de) nebo dopisem (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Poskytuje informace v souladu s § 51a GmbHG. V případě výplat se srážejí daně podle § 43 EStG a poskytují se potvrzení podle § 45a EStG.

Integrace rámce shody

Komunikace zahrnuje stížnosti v souladu s oddílem 8 LkSG a audity shody.

IX. Jmenování a odstoupení generálního ředitele

Jednatel je jmenován v souladu s § 38 GmbHG a v případě porušení povinností může být odvolán.

Integrace rámce shody

Dodržování rámce pro dodržování předpisů podle oddílu 4 LkSG je kritériem pro jmenování a setrvání ve funkci.

X. Účetnictví a transparentnost

Společnost dodržuje předpisy o vedení účetnictví (§ 238 obchodního zákoníku) a účetnictví (§ 242 obchodního zákoníku). Roční účetní závěrka podle § 264 obchodního zákoníku je zveřejněna v souladu s § 325 obchodního zákoníku. Daňové úpravy jsou prováděny v souladu s § 5 EStG, odčitatelné náklady v souladu s § 4 EStG.

Integrace rámce shody

Výroční zpráva obsahuje informace o dodržování LkSG v souladu s § 10 LkSG.

Závěrečné poznámky

Tyto pokyny podporují odpovědnou správu a řízení společností, která chrání zájmy akcionářů a zajišťuje etické chování prostřednictvím rámců pro dodržování předpisů a dodržování daňových předpisů.