Retningslinjer for vigtige spørgsmål om virksomhedsledelse

 

Introduktion

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade og Scandic Group er varemærker tilhørende LEGIER Beteiligungs mbH, et tysk selskab med begrænset ansvar med hjemsted på Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin (Forbundsrepublikken Tyskland).

Følgende retningslinjer sikrer ansvarlig, gennemsigtig og lovmedholdelig virksomhedsledelse. De tager højde for bestemmelserne i den tyske handelslov (HGB), den tyske lov om aktieselskaber (GmbHG), den tyske indkomstskattelov (EStG) og den tyske lov om due diligence i forsyningskæden (LkSG). De suppleres af en compliance-ramme, der sikrer overholdelse af menneskerettigheder og miljømæssige due diligence-forpligtelser i overensstemmelse med LkSG.

 

I. Ledelsens ansvar

Den administrerende direktør for LEGIER Beteiligungs mbH er ansvarlig for ledelsen og repræsentationen af virksomheden i henhold til § 35 i GmbHG. Han handler i aktionærernes interesse, som han er ansvarlig over for, og sikrer den langsigtede værdi af LEGIER Beteiligungs mbH og dets mærker. Han er underlagt de lovbestemte krav i GmbHG, især omsorgspligten i henhold til § 43 GmbHG, og er ansvarlig for korrekt bogføring og regnskab i henhold til § 238 HGB og § 242 HGB.

 

Overholdelse af skatteregler

Den administrerende direktør sikrer overholdelse af skatteforpligtelser, herunder:

  • Rettidig indsendelse af selvangivelser og betaling af skatter i henhold til den tyske selskabsskattelov (KStG).
  • Indeholdelse og betaling af indkomstskat for medarbejdere og direktører i henhold til § 38 EStG.
  • Tilbageholdelse og betaling af kapitalvindingsskat på udlodninger i henhold til § 43 EStG.
  • Sikring af armslængdevilkår for transaktioner med nærtstående parter for at undgå skjulte overskudsuddelinger i overensstemmelse med § 8 i KStG.
  • Overholdelse af transfer pricing-dokumentation i overensstemmelse med § 1 i AStG, hvis relevant.
  • Udstedelse af kildeskattebeviser i henhold til § 45a EStG.

Om nødvendigt kan den administrerende direktør konsultere skatterådgivere. Inden for rammerne af LkSG skal der tages højde for skattemæssige aspekter af leverandørtransaktioner, især tilbageholdelse af skat i henhold til § 50a i den tyske indkomstskattelov (EStG) for betalinger til udenlandske leverandører.

 

Integration af rammerne for compliance

Den administrerende direktør er ansvarlig for at implementere compliancerammen i overensstemmelse med afsnit 4 i LkSG, som omfatter følgende:

  • Overvågning af den årlige risikoanalyse i henhold til § 5 LkSG.
  • Gennemførelse af forebyggende og afhjælpende foranstaltninger i henhold til § 6 LkSG.
  • Etablering af en klageprocedure i henhold til § 8 LkSG.
  • Regelmæssig rapportering i henhold til § 10 LkSG.

Det sikrer overholdelse af etiske standarder for at forhindre tvangsarbejde, børnearbejde, diskrimination og miljøødelæggelse.

 

II Bestyrelsens sammensætning

Ledelsen består af en administrerende direktør, der er udnævnt i henhold til § 37 i GmbHG. Han handler uafhængigt og objektivt og er fri for væsentlige personlige eller forretningsmæssige relationer, der kan bringe hans uafhængighed i fare.

 

Integration af rammerne for compliance

Under udvælgelsesprocessen lægges der særlig vægt på viden om compliance, især med hensyn til menneskerettigheder og miljøstandarder i overensstemmelse med § 4 i LkSG. Den administrerende direktør skal effektivt implementere compliancerammen og kontrollere leverandørernes etiske standarder i overensstemmelse med § 6 i LkSG.

 

III Udnævnelse af bestyrelsen

Udvælgelse af den administrerende direktør

Generalforsamlingen udnævner den administrerende direktør i henhold til § 37 i GmbHG, eventuelt efter indstilling fra et nomineringsudvalg. Relevante kvalifikationer omfatter:

  • Engagement i aktionærernes interesser,
  • Branchekendskab (ejendom, betalingstransaktioner, yachtbygning, luftfart, handel, fiduciary services),
  • Lederegenskaber, etik og integritet,
  • Erfaring med risikostyring, økonomi og jura,
  • Kendskab til regnskab i overensstemmelse med §§ 242 ff. HGB,
  • Overholdelse af skatteregler i henhold til EStG.

 

Integration af rammerne for compliance

Der kræves erfaring med implementering af compliance-systemer, især risikoanalyse i henhold til afsnit 5 i LkSG og leverandøraudits i henhold til afsnit 6 i LkSG. Der opfordres til mangfoldighed.

 

Administrerende direktør i tilfælde af ændring af hans opgaver

I tilfælde af pensionering eller ændring af stilling skal generalforsamlingen vurdere, om hans aktiviteter er hensigtsmæssige. Ændringer skal straks indberettes.

 

IV. Adfærdskodeks og etik i erhvervslivet

Den administrerende direktør og medarbejderne overholder en adfærdskodeks, der fremmer etik, integritet og juridiske bestemmelser. I overensstemmelse med § 43 i den tyske lov om aktieselskaber (GmbHG) udviser den administrerende direktør den omhu, der kendetegner en forsigtig leder.

Integration af rammerne for compliance

Adfærdskodeksen er baseret på principerklæringen i henhold til § 4 LkSG og kræver overholdelse af menneskerettigheder og miljøstandarder. Leverandører skal overholde en tilsvarende kodeks.

 

V. Direktionens resultater og succession; vederlag

 

Præstation og succession

Generalforsamlingen gennemgår regelmæssigt den administrerende direktørs præstationer og planlægger den årlige succession.

 

Integration af rammerne for compliance

Præstationsvurderingen evaluerer implementeringen af compliancerammen, især risikominimering i overensstemmelse med afsnit 5 i LkSG og klagebehandling i overensstemmelse med afsnit 8 i LkSG.

 

Aflønning af ledelsen

Vederlaget fastsættes i overensstemmelse med § 38 GmbHG, er baseret på resultater og markedsstandarder og fremmer langsigtet værdiskabelse og overholdelse af LkSG. Den opfylder de skattemæssige krav i henhold til § 38 EStG.

 

VI Møder i bestyrelsen

Der er ingen regelmæssige møder for en administrerende direktør. Han mødes dog regelmæssigt med generalforsamlingen i overensstemmelse med § 242 HGB.

 

Integration af rammerne for compliance

Compliance-spørgsmål, herunder risici og klager i henhold til afsnit 8 i LkSG, er faste punkter på dagsordenen.

 

VII Komitéer

Udvalg som revisions- eller nomineringsudvalg kan oprettes i henhold til § 47 GmbHG.

 

Integration af rammerne for compliance

Det anbefales, at et compliance-udvalg overvåger rammerne i overensstemmelse med afsnit 5 i LkSG og afsnit 8 i LkSG.

 

VIII Kommunikation med aktionærerne

Aktionærer kan kontakte den administrerende direktør via e-mail (info@legier-beteiligungs.de) eller pr. brev (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Det giver oplysninger i overensstemmelse med § 51a GmbHG. I tilfælde af udlodninger tilbageholdes skatter i henhold til § 43 EStG, og der udleveres certifikater i henhold til § 45a EStG.

 

Integration af rammerne for compliance

Kommunikation omfatter klager i henhold til § 8 i LkSG og compliance audits.

 

IX. Udnævnelse og fratræden af den administrerende direktør

Den administrerende direktør udnævnes i henhold til § 38 GmbHG og kan afskediges i tilfælde af pligtforsømmelser.

 

Integration af rammerne for compliance

Overholdelse af compliancerammen i overensstemmelse med § 4 i LkSG er et kriterium for udnævnelse og fortsættelse af embedet.

 

X. Regnskab og gennemsigtighed

Virksomheden overholder bestemmelserne om bogføring (§ 238 HGB) og regnskab (§ 242 HGB). Årsregnskabet i henhold til § 264 HGB offentliggøres i overensstemmelse med § 325 HGB. Skattejusteringer foretages i henhold til § 5 EStG, fradragsberettigede udgifter i henhold til § 4 EStG.

 

Integration af rammerne for compliance

Årsrapporten indeholder oplysninger om overholdelse af LkSG i overensstemmelse med § 10 i LkSG.

 

Afsluttende bemærkninger

Disse retningslinjer fremmer ansvarlig virksomhedsledelse, der beskytter aktionærernes interesser og sikrer etisk adfærd gennem rammer for compliance og skattekonformitet.