Retningslinjer for centrale spørgsmål om virksomhedsstyring
Indledning
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade og ScandicTrust er mærker under paraplyen af LEGIER Beteiligungs mbH, et tysk aktieselskab med begrænset ansvar baseret på Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin (Forbundsrepublikken Tyskland).
Følgende retningslinjer sikrer ansvarlig, gennemsigtig og lovlig virksomhedsstyring. De tager højde for bestemmelserne i Handelsloven (HGB), Loven om aktieselskaber med begrænset ansvar (GmbHG), Indkomstskatteloven (EStG) og Loven om due diligence i forsyningskæden (LkSG). Disse suppleres af et compliance-rammeværk, der sikrer overholdelse af due diligence-forpligtelser vedrørende menneskerettigheder og miljø i henhold til LkSG.
I. Administrerende direktørs ansvar
Den administrerende direktør for LEGIER Beteiligungs mbH er ansvarlig for ledelsen og repræsentationen af selskabet i henhold til § 35 GmbHG. Han eller hun handler i aktionærernes interesse, som de er ansvarlige over for, og sikrer den langsigtede værdi af LEGIER Beteiligungs mbH og dets mærker. De er underlagt de juridiske krav i GmbHG, især pligten til omhu i henhold til § 43 GmbHG, og er ansvarlige for korrekt regnskab og finansiel rapportering i henhold til § 238 HGB og § 242 HGB.
Skatteoverholdelse
Den administrerende direktør sikrer overholdelse af skatteforpligtelser, herunder:
- Tidssvarende indsendelse af selvangivelser og betaling af skatter i henhold til Selskabsskatteloven (KStG).
- Indeholdelse og overførsel af lønsumsskat for medarbejdere og den administrerende direktør i henhold til § 38 EStG.
- Indeholdelse og overførsel af kapitalgevinstskat ved udlodninger i henhold til § 43 EStG.
- Sikring af markedsstandardbetingelser i transaktioner med nærtstående parter for at undgå skjulte overskudsudlodninger i henhold til § 8 KStG.
- Overholdelse af dokumentation for intern prissætning i henhold til § 1 AStG, hvor det er relevant.
- Udstedelse af certifikater for indeholdte skatter i henhold til § 45a EStG.
Hvis nødvendigt kan den administrerende direktør inddrage skatterådgivere. Inden for rammerne af LkSG skal skatteaspekter i leverandørtransaktioner tages i betragtning, især indeholdelse af skatter i henhold til § 50a EStG for betalinger til udenlandske leverandører.
Integration af compliance-rammeværket
Den administrerende direktør er ansvarlig for implementeringen af compliance-rammeværket i henhold til § 4 LkSG, som omfatter:
- Overvågning af den årlige risikanalyse i henhold til § 5 LkSG.
- Implementering af forebyggende og afhjælpende foranstaltninger i henhold til § 6 LkSG.
- Etablering af en klageprocedure i henhold til § 8 LkSG.
- Regelmæssig rapportering i henhold til § 10 LkSG.
Han eller hun sikrer overholdelse af etiske standarder for at forhindre tvangsarbejde, børnearbejde, diskrimination og miljøskader.
II. Sammensætning af administrerende direktør
Ledelsen består af én administrerende direktør, udnævnt i henhold til § 37 GmbHG. Han eller hun handler uafhængigt og objektivt, fri for væsentlige personlige eller forretningsmæssige relationer, der kan kompromittere deres uafhængighed.
Integration af compliance-rammeværket
Særlig vægt lægges på ekspertise inden for compliance, især med hensyn til menneskerettigheds- og miljøstandarder i henhold til § 4 LkSG. Den administrerende direktør skal effektivt implementere compliance-rammeværket og vurdere leverandører mod etiske standarder i henhold til § 6 LkSG.
III. Udnævnelse af administrerende direktør
Udvælgelse af administrerende direktør
Aktionærforsamlingen udnævner den administrerende direktør i henhold til § 37 GmbHG, eventuelt baseret på en anbefaling fra en nomineringskomité. Relevante kvalifikationer omfatter:
- Forpligtelse til aktionærernes interesser,
- Branchekendskab (ejendomme, betalingsbehandling, yachtbyggeri, luftfart, handel, tillidstjenester),
- Lederkvaliteter, etik og integritet,
- Erfaring med risikostyring, finans og jura,
- Kendskab til regnskab i henhold til §§ 242 ff. HGB,
- Skatteoverholdelse i henhold til EStG.
Integration af compliance-rammeværket
Erfaring med implementering af compliance-systemer, især risikanalyse i henhold til § 5 LkSG og leverandørkontrol i henhold til § 6 LkSG, er påkrævet. Mangfoldighed fremmes.
Administrerende direktør ved ændring af opgaver
Ved pensionering eller ændring af stilling gennemgår aktionærforsamlingen egnetheden af hans eller hendes aktiviteter. Ændringer skal meddeles omgående.
IV. Adfærdskodeks og forretningsetik
Den administrerende direktør og medarbejdere overholder en adfærdskodeks, der fremmer etik, integritet og lovlig overholdelse. Den administrerende direktør anvender den omhu, en forsigtig forretningsmand ville udvise, i henhold til § 43 GmbHG.
Integration af compliance-rammeværket
Adfærdskodeksen er baseret på politikudtalelsen i henhold til § 4 LkSG og forpligter til overholdelse af menneskerettigheds- og miljøstandarder. Leverandører skal overholde en tilsvarende kodeks.
V. Administrerende direktørs præstation og succession; Kompensation
Præstation og succession
Aktionærforsamlingen vurderer regelmæssigt den administrerende direktørs præstation og planlægger succession årligt.
Integration af compliance-rammeværket
Præstationsevalueringen vurderer implementeringen af compliance-rammeværket, især risikoreduktion i henhold til § 5 LkSG og håndtering af klager i henhold til § 8 LkSG.
Kompensation til administrerende direktør
Kompensationen fastsættes i henhold til § 38 GmbHG, er tilpasset præstation og markedsstandarder og fremmer langsigtet værdiskabelse og overholdelse af LkSG. Den overholder skattekrav i henhold til § 38 EStG.
VI. Administrerende direktørs møder
Med en enkelt administrerende direktør er regelmæssige møder ikke relevante. Han eller hun mødes dog regelmæssigt med aktionærforsamlingen i henhold til § 242 HGB.
Integration af compliance-rammeværket
Compliance-emner, herunder risici og klager i henhold til § 8 LkSG, er regelmæssige punkter på dagsordenen.
VII. Udvalg
Udvalg som revisions- eller nomineringsudvalg kan oprettes i henhold til § 47 GmbHG.
Integration af compliance-rammeværket
Et compliance-udvalg anbefales til at overvåge rammeværket i henhold til § 5 LkSG og § 8 LkSG.
VIII. Kommunikation med aktionærer
Aktionærer kan nå den administrerende direktør via e-mail ([email protected]) eller post (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin). Han eller hun giver oplysninger i henhold til § 51a GmbHG. Ved udlodninger indeholdes skatter i henhold til § 43 EStG, og certifikater udstedes i henhold til § 45a EStG.
Integration af compliance-rammeværket
Kommunikationen omfatter klager i henhold til § 8 LkSG og compliance-revisioner.
IX. Udnævnelse og fratræden af administrerende direktør
Den administrerende direktør udnævnes i henhold til § 38 GmbHG og kan afsættes for pligtbrud.
Integration af compliance-rammeværket
Overholdelse af rammeværket i henhold til § 4 LkSG er et kriterium for udnævnelse og fortsat embedsperiode.
X. Regnskab og gennemsigtighed
Selskabet overholder reglerne for regnskab (§ 238 HGB) og finansiel rapportering (§ 242 HGB). Årsregnskabet i henhold til § 264 HGB offentliggøres i henhold til § 325 HGB. Skattejusteringer foretages i henhold til § 5 EStG, fradragsberettigede udgifter i henhold til § 4 EStG.
Integration af compliance-rammeværket
Årsrapporten indeholder oplysninger om overholdelse af LkSG i henhold til § 10 LkSG.
Afsluttende bemærkning
Disse retningslinjer fremmer ansvarlig virksomhedsstyring, beskytter aktionærernes interesser og sikrer etisk adfærd gennem compliance-rammeværket og skatteoverholdelse.