Compliance-Framework für LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Johdanto

Tarkoitus: Tämä Compliance-Framework varmistaa, että LEGIER BETEILIGUNGS MBH (jäljempänä "LEGIER", "me" tai "meitä") ja sen sidoksissa olevat tuotemerkit SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST ja SCANDIC TRADE (jäljempänä "SCANDIC-tuotemerkit") noudattavat lakisääteisiä vaatimuksia, eettisiä standardeja ja parhaita käytäntöjä, erityisesti ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyvien huolellisuusvelvoitteiden osalta. Tavoitteena on välttää, tunnistaa ja minimoida riskejä liiketoiminnassamme ja toimitusketjuissamme.

Oikeudellinen perusta: Framework perustuu Saksan lakeihin, erityisesti Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) -lakiin, joka määrää huolellisuusvelvoitteet toimitusketjuissa ihmisoikeuksien ja ympäristön suojelemiseksi.

2. Soveltamisala

Kattavat yksiköt: Koskee LEGIER BETEILIGUNGS MBH:ta sekä kaikkia SCANDIC-tuotemerkkejä.

Toimitusketjujen kattavuus: Kattaa kaikki suorat toimittajat ja tarvittaessa epäsuorat toimittajat, jotka osallistuvat tavaroiden ja palveluiden tuotantoon ja toimitukseen LEGIER:lle ja SCANDIC-tuotemerkeille.

3. Riskienhallinta

Riskinarviointiprosessi:

  • Vuosittainen riskianalyysi potentiaalisten ihmisoikeus- ja ympäristöriskien tunnistamiseksi toiminnassamme ja toimitusketjuissamme.
  • Riskien arviointi vakavuuden, todennäköisyyden ja vaikutuksemme lieventämisen perusteella.

Riskien lieventämisstrategiat:

  • Toimenpidesuunnitelmien kehittäminen ja toteuttaminen tunnistetuille riskeille, mukaan lukien yhteistyö toimittajien kanssa, korjaavat toimenpiteet ja tarvittaessa liikesuhteiden lopettaminen.
  • Compliance-vastaava valvoo näiden strategioiden toteuttamista.

4. Periaatelausunto

Sitoumus: LEGIER sitoutuu kunnioittamaan ihmisoikeuksia ja ympäristöstandardeja kaikissa liiketoimissa, mukaan lukien pakkotyön, lapsityön, syrjinnän ja ympäristön tuhoamisen estäminen.

Odotukset toimittajilta: Toimittajien on noudatettava samoja standardeja ja sitouduttava toimittajien toimintasääntöihimme.

5. Huolellisuusprosessit

Toimittajien arviointi ja valinta:

  • Uudet toimittajat käyvät läpi huolellisuustarkastuksen.
  • Olemassa olevat toimittajat tarkastetaan säännöllisesti auditoinneilla.

Seuranta ja auditoinnit:

  • Säännölliset auditoinnit riskialttiiden toimittajien osalta, sisäisesti tai kolmansien osapuolten toimesta.

Korjaavat toimenpiteet:

  • Rikkomusten yhteydessä toimittajien on toteutettava korjaavat toimenpiteet määräajassa, muuten sopimus voidaan irtisanoa.

6. Valitusmekanismi

Valitusten jättämiskanavat:

  • Ilmoittajajärjestelmän perustaminen anonyymeille ilmoituksille työntekijöiltä, toimittajilta ja ulkoisilta sidosryhmiltä.
  • Saatavilla olevat kanavat:
    • Verkkoportaali: Turvallinen, monikielinen järjestelmä.
    • Sähköposti: compliance@LegierGroup.com
    • Puhelin: +49 (0) 232 57 44 78
    • Ulkoinen Compliance-vastaava: Lakimies Axel Kapust.

Käsittelymenettely:

  • Valitukset tutkitaan luottamuksellisesti Compliance-vastaavan ja asianomaisten osastojen toimesta.

Suojaus ilmoittajille:

  • Luottamuksellisuus ja suoja kostotoimenpiteiltä hyvässä uskossa toimiville ilmoittajille.

7. Raportointi

Sisäinen raportointi:

  • Compliance-vastaava raportoi neljännesvuosittain johdolle Compliance-toiminnasta ja valituksista.

Ulkoinen raportointi:

  • Vuosittainen Compliance-raportti huolellisuusvelvoitteiden ponnisteluista.

8. Koulutus ja tietoisuus

Työntekijöiden koulutus:

  • Vuosittainen pakollinen koulutus kaikille työntekijöille ihmisoikeuksista, ympäristöstandardeista ja ilmoittajajärjestelmästä.

Kommunikointi:

  • Framework kommunikoidaan sisäisten portaalien, toimittajasopimusten ja julkisten verkkosivustojen kautta.

9. Seuranta ja tarkastelu

Säännölliset tarkastelut:

  • Frameworkin vuosittainen tarkastelu tehokkuuden ja lakisääteisten vaatimusten osalta.

Jatkuva parantaminen:

  • Sovitukset perustuen palautteeseen ja uusiin riskeihin.

Avainroolit ja vastuut

  • Johto (Tetiana Starosud): Kokonaisvastuu ja Frameworkin hyväksyntä.
  • Compliance-vastaava (Lakimies Axel Kapust): Frameworkin valvonta, ilmoittajajärjestelmän hallinta ja raportointi johdolle.
  • Osastonjohtajat: Varmistavat noudattamisen omilla alueillaan.
  • Työntekijät: Noudattavat Frameworkia ja ilmoittavat huolenaiheista.

Yhteystiedot

LEGIER BETEILIGUNGS MBH
Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin, Saksa
Puhelin: +49 (0) 30 232 57 447 - 0
Telefax: +49 (0) 30 232 57 447 - 1
Sähköposti: Info@LegierGroup.com

Compliance-vastaava
Lakimies Axel Kapust
Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Saksa
Puhelin: +49 (0) 232 57 44 78
Sähköposti: compliance@LegierGroup.com

Tämä Compliance-Framework varmistaa, että LEGIER ja SCANDIC-tuotemerkit toimivat eettisesti ja lainmukaisesti, keskittyen ihmisoikeuksiin ja ympäristöstandardeihin.