Ohjeet yrityshallinnon keskeisistä kysymyksistä

Johdanto

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade ja ScandicTrust ovat brändejä LEGIER Beteiligungs mbH:n alaisuudessa, joka on saksalainen osakeyhtiö, jonka rekisteröity toimipaikka sijaitsee osoitteessa Kurfürstendamm 195, 10707 Berliini (Saksan liittotasavalta).

Seuraavat ohjeet varmistavat vastuullisen, läpinäkyvän ja lainmukaisen yrityshallinnon. Ne ottavat huomioon kauppakaaren (HGB), osakeyhtiölain (GmbHG), tuloverolain (EStG) sekä toimitusketjun huolellisuusvelvoitelain (LkSG) säännökset. Näitä ohjeita täydentää compliance-kehys, joka varmistaa ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyvien huolellisuusvelvoitteiden noudattamisen LkSG:n mukaisesti.

I. Toimitusjohtajan vastuut

LEGIER Beteiligungs mbH:n toimitusjohtaja vastaa yrityksen johtamisesta ja edustamisesta § 35 GmbHG:n mukaisesti. Hän toimii osakkeenomistajien edun mukaisesti, joille hän on vastuullinen, ja varmistaa LEGIER Beteiligungs mbH:n ja sen brändien pitkän aikavälin arvon. Hän on GmbHG:n lakisääteisten vaatimusten alainen, erityisesti huolellisuusvelvoitteen osalta § 43 GmbHG:n mukaisesti, ja vastaa asianmukaisesta kirjanpidosta ja talousraportoinnista § 238 HGB:n ja § 242 HGB:n mukaisesti.

Verotuksellinen noudattaminen

Toimitusjohtaja varmistaa verovelvoitteiden noudattamisen, mukaan lukien:

  • Verotuksen oikea-aikainen toimittaminen ja verojen maksaminen yhteisöverolain (KStG) mukaisesti.
  • Palkkaveron pidättäminen ja tilittäminen työntekijöille ja toimitusjohtajalle § 38 EStG:n mukaisesti.
  • Pääomatuloveron pidättäminen ja tilittäminen jakojen yhteydessä § 43 EStG:n mukaisesti.
  • Markkinastandardin mukaisten ehtojen varmistaminen lähipiiriliiketoimissa piilevien voitonjakojen välttämiseksi § 8 KStG:n mukaisesti.
  • Siirtohinnoitteludokumentaation noudattaminen § 1 AStG:n mukaisesti, jos sovellettavissa.
  • Pidätettyjen verojen todistusten antaminen § 45a EStG:n mukaisesti.

Tarvittaessa toimitusjohtaja voi konsultoida veroneuvojia. LkSG:n puitteissa on otettava huomioon verotukselliset näkökohdat toimittajatransaktioissa, erityisesti verojen pidättäminen § 50a EStG:n mukaisesti ulkomaisille toimittajille maksettavista maksuista.

Compliance-kehyksen integrointi

Toimitusjohtaja vastaa compliance-kehyksen toteuttamisesta § 4 LkSG:n mukaisesti, joka sisältää:

  • Vuosittaisen riskianalyysin valvonnan § 5 LkSG:n mukaisesti.
  • Ehkäisevien ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen § 6 LkSG:n mukaisesti.
  • Valitusmenettelyn perustamisen § 8 LkSG:n mukaisesti.
  • Säännöllisen raportoinnin § 10 LkSG:n mukaisesti.

Hän varmistaa eettisten standardien noudattamisen estääkseen pakkotyön, lapsityövoiman, syrjinnän ja ympäristövahingot.

II. Toimitusjohtajan kokoonpano

Johto koostuu yhdestä toimitusjohtajasta, joka on nimitetty § 37 GmbHG:n mukaisesti. Hän toimii itsenäisesti ja objektiivisesti, ilman merkittäviä henkilökohtaisia tai liikesuhteita, jotka voisivat vaarantaa hänen riippumattomuutensa.

Compliance-kehyksen integrointi

Erityistä painoarvoa annetaan compliance-osaamiselle, erityisesti ihmisoikeus- ja ympäristöstandardien osalta § 4 LkSG:n mukaisesti. Toimitusjohtajan on toteutettava compliance-kehys tehokkaasti ja arvioitava toimittajia eettisten standardien perusteella § 6 LkSG:n mukaisesti.

III. Toimitusjohtajan nimittäminen

Toimitusjohtajan valinta

Osakkeenomistajien kokous nimittää toimitusjohtajan § 37 GmbHG:n mukaisesti, valinnaisesti nimityskomitean suosituksen perusteella. Olennaisia pätevyyksiä ovat:

  • Sitoutuminen osakkeenomistajien etuihin,
  • Alan tuntemus (kiinteistöt, maksujen käsittely, jahtien rakentaminen, ilmailu, kauppa, luottamustoimet),
  • Johtajuusominaisuudet, etiikka ja rehellisyys,
  • Kokemus riskienhallinnassa, rahoituksessa ja oikeustieteessä,
  • Kirjanpito-osaaminen §:ien 242 ff. HGB mukaisesti,
  • Verotuksellinen noudattaminen EStG:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Vaaditaan kokemusta compliance-järjestelmien toteuttamisesta, erityisesti riskianalyysistä § 5 LkSG:n mukaisesti ja toimittajien tarkastuksista § 6 LkSG:n mukaisesti. Monimuotoisuutta edistetään.

Toimitusjohtaja tehtävien muuttuessa

Eläkkeelle siirtymisen tai tehtävän vaihdon yhteydessä osakkeenomistajien kokous arvioi hänen toimintansa sopivuuden. Muutokset on ilmoitettava välittömästi.

IV. Käytännesäännöt ja liike-elämän etiikka

Toimitusjohtaja ja työntekijät noudattavat käytännesääntöjä, jotka edistävät etiikkaa, rehellisyyttä ja lainmukaista toimintaa. Toimitusjohtaja soveltaa huolellisen liikemiehen huolellisuutta § 43 GmbHG:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Käytännesäännöt perustuvat politiikkalausuntoon § 4 LkSG:n mukaisesti ja velvoittavat noudattamaan ihmisoikeus- ja ympäristöstandardeja. Toimittajien on noudatettava vastaavaa koodia.

V. Toimitusjohtajan suorituskyky ja seuraaja; Palkkio

Suorituskyky ja seuraaja

Osakkeenomistajien kokous arvioi säännöllisesti toimitusjohtajan suorituskykyä ja suunnittelee seuraajaa vuosittain.

Compliance-kehyksen integrointi

Suorituskyvyn arviointi tarkastelee compliance-kehyksen toteutusta, erityisesti riskien vähentämistä § 5 LkSG:n mukaisesti ja valitusten käsittelyä § 8 LkSG:n mukaisesti.

Toimitusjohtajan palkkio

Palkkio määritellään § 38 GmbHG:n mukaisesti, ja se on linjassa suorituskyvyn ja markkinastandardien kanssa, edistäen pitkän aikavälin arvonluontia ja LkSG:n noudattamista. Se täyttää verovaatimukset § 38 EStG:n mukaisesti.

VI. Toimitusjohtajan kokoukset

Yhden toimitusjohtajan kanssa säännölliset kokoukset eivät ole sovellettavissa. Hän tapaa kuitenkin säännöllisesti osakkeenomistajien kokouksen § 242 HGB:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Compliance-asiat, mukaan lukien riskit ja valitukset § 8 LkSG:n mukaisesti, ovat säännöllisiä esityslistan kohtia.

VII. Komiteat

Komiteat, kuten tarkastus- tai nimityskomiteat, voidaan perustaa § 47 GmbHG:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Compliance-komitean perustaminen suositellaan kehyksen valvontaan § 5 LkSG:n ja § 8 LkSG:n mukaisesti.

VIII. Viestintä osakkeenomistajien kanssa

Osakkeenomistajat voivat ottaa yhteyttä toimitusjohtajaan sähköpostitse ([email protected]) tai postitse (Kurfürstendamm 195, 10707 Berliini). Hän antaa tietoja § 51a GmbHG:n mukaisesti. Jakojen yhteydessä verot pidätetään § 43 EStG:n mukaisesti, ja todistukset annetaan § 45a EStG:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Viestintä kattaa valitukset § 8 LkSG:n mukaisesti ja compliance-tarkastukset.

IX. Toimitusjohtajan nimittäminen ja eroaminen

Toimitusjohtaja nimitetään § 38 GmbHG:n mukaisesti ja voidaan erottaa velvollisuuksien rikkomisen vuoksi.

Compliance-kehyksen integrointi

Kehyksen noudattaminen § 4 LkSG:n mukaisesti on kriteeri nimittämiselle ja virassa jatkamiselle.

X. Kirjanpito ja läpinäkyvyys

Yhtiö noudattaa kirjanpitomääräyksiä (§ 238 HGB) ja talousraportointia (§ 242 HGB). Vuosittaiset tilinpäätökset § 264 HGB:n mukaisesti julkaistaan § 325 HGB:n mukaisesti. Verokorjaukset tehdään § 5 EStG:n mukaisesti, ja vähennyskelpoiset kulut § 4 EStG:n mukaisesti.

Compliance-kehyksen integrointi

Vuosikertomus sisältää tiedot LkSG:n noudattamisesta § 10 LkSG:n mukaisesti.

Loppukommentti

Nämä ohjeet edistävät vastuullista yrityshallintoa, suojelevat osakkeenomistajien etuja ja varmistavat eettisen käyttäytymisen compliance-kehyksen ja verotuksellisen noudattamisen kautta.