Ohjeet yrityshallinnon keskeisistä kysymyksistä
Johdanto
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade ja ScandicTrust ovat brändejä LEGIER Beteiligungs mbH:n alaisuudessa, joka on saksalainen osakeyhtiö, jonka rekisteröity toimipaikka sijaitsee osoitteessa Kurfürstendamm 195, 10707 Berliini (Saksan liittotasavalta).
Seuraavat ohjeet varmistavat vastuullisen, läpinäkyvän ja lainmukaisen yrityshallinnon. Ne ottavat huomioon kauppakaaren (HGB), osakeyhtiölain (GmbHG), tuloverolain (EStG) sekä toimitusketjun huolellisuusvelvoitelain (LkSG) säännökset. Näitä ohjeita täydentää compliance-kehys, joka varmistaa ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyvien huolellisuusvelvoitteiden noudattamisen LkSG:n mukaisesti.
I. Toimitusjohtajan vastuut
LEGIER Beteiligungs mbH:n toimitusjohtaja vastaa yrityksen johtamisesta ja edustamisesta § 35 GmbHG:n mukaisesti. Hän toimii osakkeenomistajien edun mukaisesti, joille hän on vastuullinen, ja varmistaa LEGIER Beteiligungs mbH:n ja sen brändien pitkän aikavälin arvon. Hän on GmbHG:n lakisääteisten vaatimusten alainen, erityisesti huolellisuusvelvoitteen osalta § 43 GmbHG:n mukaisesti, ja vastaa asianmukaisesta kirjanpidosta ja talousraportoinnista § 238 HGB:n ja § 242 HGB:n mukaisesti.
Verotuksellinen noudattaminen
Toimitusjohtaja varmistaa verovelvoitteiden noudattamisen, mukaan lukien:
- Verotuksen oikea-aikainen toimittaminen ja verojen maksaminen yhteisöverolain (KStG) mukaisesti.
- Palkkaveron pidättäminen ja tilittäminen työntekijöille ja toimitusjohtajalle § 38 EStG:n mukaisesti.
- Pääomatuloveron pidättäminen ja tilittäminen jakojen yhteydessä § 43 EStG:n mukaisesti.
- Markkinastandardin mukaisten ehtojen varmistaminen lähipiiriliiketoimissa piilevien voitonjakojen välttämiseksi § 8 KStG:n mukaisesti.
- Siirtohinnoitteludokumentaation noudattaminen § 1 AStG:n mukaisesti, jos sovellettavissa.
- Pidätettyjen verojen todistusten antaminen § 45a EStG:n mukaisesti.
Tarvittaessa toimitusjohtaja voi konsultoida veroneuvojia. LkSG:n puitteissa on otettava huomioon verotukselliset näkökohdat toimittajatransaktioissa, erityisesti verojen pidättäminen § 50a EStG:n mukaisesti ulkomaisille toimittajille maksettavista maksuista.
Compliance-kehyksen integrointi
Toimitusjohtaja vastaa compliance-kehyksen toteuttamisesta § 4 LkSG:n mukaisesti, joka sisältää:
- Vuosittaisen riskianalyysin valvonnan § 5 LkSG:n mukaisesti.
- Ehkäisevien ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamisen § 6 LkSG:n mukaisesti.
- Valitusmenettelyn perustamisen § 8 LkSG:n mukaisesti.
- Säännöllisen raportoinnin § 10 LkSG:n mukaisesti.
Hän varmistaa eettisten standardien noudattamisen estääkseen pakkotyön, lapsityövoiman, syrjinnän ja ympäristövahingot.
II. Toimitusjohtajan kokoonpano
Johto koostuu yhdestä toimitusjohtajasta, joka on nimitetty § 37 GmbHG:n mukaisesti. Hän toimii itsenäisesti ja objektiivisesti, ilman merkittäviä henkilökohtaisia tai liikesuhteita, jotka voisivat vaarantaa hänen riippumattomuutensa.
Compliance-kehyksen integrointi
Erityistä painoarvoa annetaan compliance-osaamiselle, erityisesti ihmisoikeus- ja ympäristöstandardien osalta § 4 LkSG:n mukaisesti. Toimitusjohtajan on toteutettava compliance-kehys tehokkaasti ja arvioitava toimittajia eettisten standardien perusteella § 6 LkSG:n mukaisesti.
III. Toimitusjohtajan nimittäminen
Toimitusjohtajan valinta
Osakkeenomistajien kokous nimittää toimitusjohtajan § 37 GmbHG:n mukaisesti, valinnaisesti nimityskomitean suosituksen perusteella. Olennaisia pätevyyksiä ovat:
- Sitoutuminen osakkeenomistajien etuihin,
- Alan tuntemus (kiinteistöt, maksujen käsittely, jahtien rakentaminen, ilmailu, kauppa, luottamustoimet),
- Johtajuusominaisuudet, etiikka ja rehellisyys,
- Kokemus riskienhallinnassa, rahoituksessa ja oikeustieteessä,
- Kirjanpito-osaaminen §:ien 242 ff. HGB mukaisesti,
- Verotuksellinen noudattaminen EStG:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Vaaditaan kokemusta compliance-järjestelmien toteuttamisesta, erityisesti riskianalyysistä § 5 LkSG:n mukaisesti ja toimittajien tarkastuksista § 6 LkSG:n mukaisesti. Monimuotoisuutta edistetään.
Toimitusjohtaja tehtävien muuttuessa
Eläkkeelle siirtymisen tai tehtävän vaihdon yhteydessä osakkeenomistajien kokous arvioi hänen toimintansa sopivuuden. Muutokset on ilmoitettava välittömästi.
IV. Käytännesäännöt ja liike-elämän etiikka
Toimitusjohtaja ja työntekijät noudattavat käytännesääntöjä, jotka edistävät etiikkaa, rehellisyyttä ja lainmukaista toimintaa. Toimitusjohtaja soveltaa huolellisen liikemiehen huolellisuutta § 43 GmbHG:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Käytännesäännöt perustuvat politiikkalausuntoon § 4 LkSG:n mukaisesti ja velvoittavat noudattamaan ihmisoikeus- ja ympäristöstandardeja. Toimittajien on noudatettava vastaavaa koodia.
V. Toimitusjohtajan suorituskyky ja seuraaja; Palkkio
Suorituskyky ja seuraaja
Osakkeenomistajien kokous arvioi säännöllisesti toimitusjohtajan suorituskykyä ja suunnittelee seuraajaa vuosittain.
Compliance-kehyksen integrointi
Suorituskyvyn arviointi tarkastelee compliance-kehyksen toteutusta, erityisesti riskien vähentämistä § 5 LkSG:n mukaisesti ja valitusten käsittelyä § 8 LkSG:n mukaisesti.
Toimitusjohtajan palkkio
Palkkio määritellään § 38 GmbHG:n mukaisesti, ja se on linjassa suorituskyvyn ja markkinastandardien kanssa, edistäen pitkän aikavälin arvonluontia ja LkSG:n noudattamista. Se täyttää verovaatimukset § 38 EStG:n mukaisesti.
VI. Toimitusjohtajan kokoukset
Yhden toimitusjohtajan kanssa säännölliset kokoukset eivät ole sovellettavissa. Hän tapaa kuitenkin säännöllisesti osakkeenomistajien kokouksen § 242 HGB:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Compliance-asiat, mukaan lukien riskit ja valitukset § 8 LkSG:n mukaisesti, ovat säännöllisiä esityslistan kohtia.
VII. Komiteat
Komiteat, kuten tarkastus- tai nimityskomiteat, voidaan perustaa § 47 GmbHG:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Compliance-komitean perustaminen suositellaan kehyksen valvontaan § 5 LkSG:n ja § 8 LkSG:n mukaisesti.
VIII. Viestintä osakkeenomistajien kanssa
Osakkeenomistajat voivat ottaa yhteyttä toimitusjohtajaan sähköpostitse ([email protected]) tai postitse (Kurfürstendamm 195, 10707 Berliini). Hän antaa tietoja § 51a GmbHG:n mukaisesti. Jakojen yhteydessä verot pidätetään § 43 EStG:n mukaisesti, ja todistukset annetaan § 45a EStG:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Viestintä kattaa valitukset § 8 LkSG:n mukaisesti ja compliance-tarkastukset.
IX. Toimitusjohtajan nimittäminen ja eroaminen
Toimitusjohtaja nimitetään § 38 GmbHG:n mukaisesti ja voidaan erottaa velvollisuuksien rikkomisen vuoksi.
Compliance-kehyksen integrointi
Kehyksen noudattaminen § 4 LkSG:n mukaisesti on kriteeri nimittämiselle ja virassa jatkamiselle.
X. Kirjanpito ja läpinäkyvyys
Yhtiö noudattaa kirjanpitomääräyksiä (§ 238 HGB) ja talousraportointia (§ 242 HGB). Vuosittaiset tilinpäätökset § 264 HGB:n mukaisesti julkaistaan § 325 HGB:n mukaisesti. Verokorjaukset tehdään § 5 EStG:n mukaisesti, ja vähennyskelpoiset kulut § 4 EStG:n mukaisesti.
Compliance-kehyksen integrointi
Vuosikertomus sisältää tiedot LkSG:n noudattamisesta § 10 LkSG:n mukaisesti.
Loppukommentti
Nämä ohjeet edistävät vastuullista yrityshallintoa, suojelevat osakkeenomistajien etuja ja varmistavat eettisen käyttäytymisen compliance-kehyksen ja verotuksellisen noudattamisen kautta.