Lignes directrices sur les questions importantes de gouvernance d'entreprise

Introduction

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade et Scandic Group sont des marques associées à LEGIER Beteiligungs mbH, une société allemande à responsabilité limitée dont le siège est situé Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin (République fédérale d'Allemagne).

Les lignes directrices suivantes garantissent une gestion d'entreprise responsable, transparente et conforme à la loi. Elles tiennent compte des dispositions du code de commerce allemand (HGB), de la loi sur les sociétés à responsabilité limitée (GmbHG), de la loi sur l'impôt sur le revenu (EStG) et de la loi sur les obligations de vigilance de la chaîne d'approvisionnement (LkSG). Elles sont complétées par un cadre de conformité qui garantit le respect des obligations de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement conformément à la LkSG.

I. Responsabilité de la direction

Le gérant de LEGIER Beteiligungs mbH est responsable de la direction et de la représentation de l'entreprise conformément au § 35 de la GmbHG. Il agit dans l'intérêt des associés, auxquels il doit rendre des comptes, et assure la valeur à long terme de LEGIER Beteiligungs mbH ainsi que de ses marques. Il est soumis aux exigences légales de la GmbHG, notamment au devoir de diligence conformément au § 43 GmbHG, et est responsable de la tenue et de la présentation correctes des comptes conformément au § 238 HGB et au § 242 HGB.

Conformité fiscale

Le directeur général assure le respect des obligations fiscales, y compris

déposer les déclarations fiscales dans les délais et payer les impôts conformément à la loi sur l'impôt sur les sociétés (KStG).
Retenir et verser l'impôt sur les salaires des employés et des gérants conformément à l'article 38 de la loi sur l'impôt sur le revenu.
Retenir et verser l'impôt sur les revenus du capital en cas de distribution conformément à l'article 43 de la loi sur l'impôt sur le revenu.
garantir des conditions conformes au marché lors de transactions avec des personnes proches, afin d'éviter les distributions dissimulées de bénéfices conformément à l'article 8 de la loi sur l'impôt sur le revenu (KStG).
Respect de la documentation relative aux prix de transfert conformément à l'article 1 AStG, le cas échéant.
Mise à disposition d'attestations relatives aux impôts retenus conformément à l'article 45a de la loi sur l'impôt sur le revenu.

Si nécessaire, le gérant peut faire appel à des conseillers fiscaux. Dans le cadre de la LkSG, les aspects fiscaux des transactions avec les fournisseurs doivent être pris en compte, notamment la retenue d'impôts conformément à l'article 50a de la loi sur l'impôt sur le revenu (EStG) en cas de paiement à des fournisseurs étrangers.

Intégration du cadre de conformité

Le directeur général est responsable de la mise en œuvre du cadre de conformité conformément au § 4 LkSG, qui comprend les éléments suivants :

Surveillance de l'analyse annuelle des risques conformément au § 5 LkSG.
Mise en œuvre de mesures préventives et correctives conformément au § 6 LkSG.
Mise en place d'une procédure de recours conformément à l'article 8 de la LkSG.
Rapports réguliers conformément au § 10 LkSG.

Il garantit le respect de normes éthiques pour éviter le travail forcé, le travail des enfants, la discrimination et la dégradation de l'environnement.

II. composition de la direction

La direction se compose d'un gérant, nommé conformément au § 37 GmbHG. Il agit en toute indépendance et objectivité, libre de toute relation personnelle ou commerciale importante qui pourrait nuire à son indépendance.

Intégration du cadre de conformité

Lors de la sélection, une importance particulière est accordée aux connaissances en matière de conformité, notamment en ce qui concerne les normes relatives aux droits de l'homme et à l'environnement, conformément au § 4 LkSG. Le directeur général doit mettre en œuvre le cadre de conformité de manière efficace et vérifier les normes éthiques des fournisseurs conformément au § 6 LkSG.

III. désignation de la direction

Sélection du directeur

L'assemblée des associés nomme le gérant conformément au § 37 GmbHG, en option sur proposition d'un comité de nomination. Les qualifications pertinentes comprennent

Engagement en faveur des intérêts des actionnaires,
Connaissance du secteur (immobilier, trafic des paiements, construction de yachts, aviation, commerce, fiduciaire),
Leadership, éthique et intégrité,
Expérience en gestion des risques, en finances et en droit,
Connaissances en matière de comptabilité conformément aux §§ 242 ss. CODE DE COMMERCE ALLEMAND (HGB),
Conformité fiscale selon la loi sur l'impôt sur le revenu.

Intégration du cadre de conformité

Une expérience dans la mise en œuvre de systèmes de conformité est requise, notamment l'analyse des risques conformément à l'article 5 de la LkSG et le contrôle des fournisseurs conformément à l'article 6 de la LkSG. La diversité est encouragée.

Directeur en cas de modification de ses fonctions

En cas de départ à la retraite ou de changement de poste, l'assemblée des associés examine l'adéquation de son activité. Les changements doivent être communiqués sans délai.

IV. Code de conduite et éthique dans les affaires

Le gérant et les employés respectent un code de conduite qui promeut l'éthique, l'intégrité et les dispositions légales. Conformément à l'article 43 de la GmbHG (loi allemande sur les sociétés à responsabilité limitée), le gérant fait preuve de la diligence d'un dirigeant d'entreprise avisé.

Intégration du cadre de conformité

Le code de conduite se base sur la déclaration de principe selon l'article 4 de la LkSG et oblige à respecter les normes en matière de droits de l'homme et d'environnement. Les fournisseurs doivent respecter un code correspondant.

V. Performance et succession de la direction ; rémunération

Performance et succession

L'assemblée des associés examine régulièrement les performances du gérant et planifie sa succession chaque année.

Intégration du cadre de conformité

L'évaluation des performances évalue la mise en œuvre du cadre de conformité, notamment la réduction des risques conformément à l'article 5 de la LkSG et le traitement des plaintes conformément à l'article 8 de la LkSG.

Rémunération de la direction

La rémunération est fixée conformément à l'article 38 de la GmbHG, elle est basée sur les performances et les normes du marché et favorise la création de valeur à long terme ainsi que la conformité avec la LkSG. Elle répond aux exigences fiscales conformément au § 38 EStG.

VI Réunions de la direction

Dans le cas d'un gérant, il n'y a pas de réunions régulières. Il rencontre cependant régulièrement l'assemblée des associés conformément à l'article 242 du Code de commerce allemand.

Intégration du cadre de conformité

Les questions de conformité, y compris les risques et les plaintes conformément à l'article 8 de la LkSG, sont des points réguliers de l'ordre du jour.

VII Comités

Des comités tels que des comités d'audit ou de nomination peuvent être créés conformément au § 47 GmbHG.

Intégration du cadre de conformité

Un comité de conformité est recommandé pour surveiller le cadre conformément à l'article 5 de la LkSG et à l'article 8 de la LkSG.

VIII Communication avec les associés

Les associés peuvent contacter le directeur par e-mail (info@legier-beteiligungs.de) ou par lettre (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Il fournit des informations conformément au § 51a GmbHG. En cas de distribution, les impôts sont retenus conformément à l'article 43 EStG et des attestations sont fournies conformément à l'article 45a EStG.

Intégration du cadre de conformité

La communication comprend les plaintes conformément à l'article 8 de la LkSG et les audits de conformité.

IX. Nomination et démission du directeur général

Le gérant est nommé conformément au § 38 GmbHG et peut être révoqué en cas de manquement à ses obligations.

Intégration du cadre de conformité

Le respect du cadre de conformité conformément à l'article 4 de la LkSG est un critère de désignation et de maintien en fonction.

X. Comptabilité et transparence

L'entreprise respecte les dispositions relatives à la comptabilité (§ 238 HGB) et à la présentation des comptes (§ 242 HGB). Les comptes annuels selon l'article 264 du HGB sont publiés conformément à l'article 325 du HGB. Les ajustements fiscaux sont effectués conformément à l'article 5 de la loi sur l'impôt sur le revenu, les dépenses déductibles conformément à l'article 4 de la loi sur l'impôt sur le revenu.

Intégration du cadre de conformité

Le rapport annuel contient des informations sur le respect de la LkSG conformément à l'article 10 de la LkSG.

Remarque finale

Ces lignes directrices encouragent une gestion d'entreprise responsable qui préserve les intérêts des actionnaires et garantit une action éthique grâce à un cadre de conformité et à une conformité fiscale.