Leitlinien zu wichtigen Fragen der Corporate Governance
Einleitung
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade und ScandicTrust sind Marken im Verbund der LEGIER Beteiligungs mbH, einer deutschen Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz am Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin (Bundesrepublik Deutschland).
Die nachstehenden Leitlinien stellen eine verantwortungsvolle, transparente und gesetzeskonforme Unternehmensführung sicher. Sie berücksichtigen die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG), des Einkommensteuergesetzes (EStG) sowie des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Ergänzt werden sie durch ein Compliance-Framework, das die Einhaltung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten gemäß dem LkSG gewährleistet.
I. Verantwortung der Geschäftsführung
Der Geschäftsführer der LEGIER Beteiligungs mbH ist gemäß § 35 GmbHG für die Leitung und Vertretung des Unternehmens verantwortlich. Er handelt im Interesse der Gesellschafter, denen er rechenschaftspflichtig ist, und sichert den langfristigen Wert der LEGIER Beteiligungs mbH sowie ihrer Marken. Er unterliegt den gesetzlichen Anforderungen des GmbHG, insbesondere der Sorgfaltspflicht gemäß § 43 GmbHG, und ist für die ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungslegung gemäß § 238 HGB und § 242 HGB verantwortlich.
Steuerliche Compliance
Der Geschäftsführer stellt die Einhaltung steuerlicher Pflichten sicher, einschließlich:
- Fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen und Zahlung von Steuern gemäß Körperschaftsteuergesetz (KStG).
- Einbehalt und Abführung der Lohnsteuer für Arbeitnehmer und Geschäftsführer gemäß § 38 EStG.
- Einbehalt und Abführung der Kapitalertragsteuer bei Ausschüttungen gemäß § 43 EStG.
- Sicherstellung marktüblicher Bedingungen bei Transaktionen mit nahestehenden Personen, um verdeckte Gewinnausschüttungen gemäß § 8 KStG zu vermeiden.
- Einhaltung der Verrechnungspreisdokumentation gemäß § 1 AStG, sofern anwendbar.
- Bereitstellung von Bescheinigungen über einbehaltene Steuern gemäß § 45a EStG.
Bei Bedarf kann der Geschäftsführer Steuerberater hinzuziehen. Im Rahmen des LkSG sind steuerliche Aspekte bei Lieferantentransaktionen zu beachten, insbesondere die Einbehaltung von Steuern gemäß § 50a EStG bei Zahlungen an ausländische Lieferanten.
Integration des Compliance-Frameworks
Der Geschäftsführer ist für die Umsetzung des Compliance-Frameworks gemäß § 4 LkSG verantwortlich, das Folgendes umfasst:
- Überwachung der jährlichen Risikoanalyse gemäß § 5 LkSG.
- Implementierung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen gemäß § 6 LkSG.
- Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens gemäß § 8 LkSG.
- Regelmäßige Berichterstattung gemäß § 10 LkSG.
Er gewährleistet die Einhaltung ethischer Standards zur Vermeidung von Zwangsarbeit, Kinderarbeit, Diskriminierung und Umweltzerstörung.
II. Zusammensetzung der Geschäftsführung
Die Geschäftsführung besteht aus einem Geschäftsführer, bestellt gemäß § 37 GmbHG. Er handelt unabhängig und objektiv, frei von wesentlichen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen könnten.
Integration des Compliance-Frameworks
Bei der Auswahl wird besonderer Wert auf Compliance-Kenntnisse gelegt, insbesondere zu Menschenrechts- und Umweltstandards gemäß § 4 LkSG. Der Geschäftsführer muss das Compliance-Framework effektiv umsetzen und Lieferanten auf ethische Standards prüfen gemäß § 6 LkSG.
III. Bestellung der Geschäftsführung
Auswahl des Geschäftsführers
Die Gesellschafterversammlung bestellt den Geschäftsführer gemäß § 37 GmbHG, optional auf Vorschlag eines Nominierungsausschusses. Relevante Qualifikationen umfassen:
- Engagement für Gesellschafterinteressen,
- Branchenkenntnisse (Immobilien, Zahlungsverkehr, Yachtbau, Luftfahrt, Handel, Treuhand),
- Führungsqualitäten, Ethik und Integrität,
- Erfahrung in Risikomanagement, Finanzen und Recht,
- Kenntnisse in Rechnungslegung gemäß §§ 242 ff. HGB,
- Steuerliche Compliance gemäß EStG.
Integration des Compliance-Frameworks
Erforderlich sind Erfahrungen in der Umsetzung von Compliance-Systemen, insbesondere Risikoanalyse gemäß § 5 LkSG und Lieferantenprüfung gemäß § 6 LkSG. Diversität wird gefördert.
Geschäftsführer bei Veränderung seiner Aufgaben
Bei Ruhestand oder Positionswechsel prüft die Gesellschafterversammlung die Angemessenheit seiner Tätigkeit. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
IV. Verhaltenskodex und Ethik im Geschäftsleben
Der Geschäftsführer und die Mitarbeiter halten sich an einen Verhaltenskodex, der Ethik, Integrität und gesetzliche Vorschriften fördert. Der Geschäftsführer wendet gemäß § 43 GmbHG die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters an.
Integration des Compliance-Frameworks
Der Verhaltenskodex basiert auf der Grundsatzerklärung gemäß § 4 LkSG und verpflichtet zur Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards. Lieferanten müssen einen entsprechenden Kodex einhalten.
V. Leistung und Nachfolge der Geschäftsführung; Vergütung
Leistung und Nachfolge
Die Gesellschafterversammlung überprüft die Leistung des Geschäftsführers regelmäßig und plant die Nachfolge jährlich.
Integration des Compliance-Frameworks
Die Leistungsbeurteilung bewertet die Umsetzung des Compliance-Frameworks, insbesondere Risikominderung gemäß § 5 LkSG und Beschwerdebearbeitung gemäß § 8 LkSG.
Vergütung der Geschäftsführung
Die Vergütung wird gemäß § 38 GmbHG festgelegt, orientiert sich an Leistung und Marktstandards und fördert langfristige Wertschöpfung sowie Compliance mit dem LkSG. Sie entspricht steuerlichen Anforderungen gemäß § 38 EStG.
VI. Sitzungen der Geschäftsführung
Bei einem Geschäftsführer entfallen regelmäßige Sitzungen. Er trifft sich jedoch regelmäßig mit der Gesellschafterversammlung gemäß § 242 HGB.
Integration des Compliance-Frameworks
Compliance-Themen, einschließlich Risiken und Beschwerden gemäß § 8 LkSG, sind regelmäßige Tagesordnungspunkte.
VII. Ausschüsse
Ausschüsse wie Prüfungs- oder Nominierungsausschüsse können gemäß § 47 GmbHG eingerichtet werden.
Integration des Compliance-Frameworks
Ein Compliance-Ausschuss wird empfohlen, um das Framework gemäß § 5 LkSG und § 8 LkSG zu überwachen.
VIII. Kommunikation mit den Gesellschaftern
Gesellschafter erreichen den Geschäftsführer per E-Mail ([email protected]) oder Brief (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin). Er erteilt Auskunft gemäß § 51a GmbHG. Bei Ausschüttungen werden Steuern gemäß § 43 EStG einbehalten und Bescheinigungen gemäß § 45a EStG bereitgestellt.
Integration des Compliance-Frameworks
Die Kommunikation umfasst Beschwerden gemäß § 8 LkSG und Compliance-Audits.
IX. Bestellung und Austritt des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer wird gemäß § 38 GmbHG bestellt und kann bei Pflichtverletzungen abberufen werden.
Integration des Compliance-Frameworks
Die Einhaltung des Compliance-Frameworks gemäß § 4 LkSG ist ein Kriterium für Bestellung und Amtsfortführung.
X. Rechnungslegung und Transparenz
Das Unternehmen hält die Vorschriften zur Buchführung (§ 238 HGB) und Rechnungslegung (§ 242 HGB) ein. Der Jahresabschluss gemäß § 264 HGB wird gemäß § 325 HGB offengelegt. Steuerliche Anpassungen erfolgen gemäß § 5 EStG, abzugsfähige Aufwendungen gemäß § 4 EStG.
Integration des Compliance-Frameworks
Der Jahresbericht enthält Angaben zur LkSG-Einhaltung gemäß § 10 LkSG.
Schlussbemerkung
Diese Leitlinien fördern eine verantwortungsvolle Unternehmensführung, die Gesellschafterinteressen wahrt und durch Compliance-Framework und steuerliche Konformität ethisches Handeln sichert.