Leiðbeiningar um mikilvæg stjórnarhætti fyrirtækja

 

Inngangur

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade og Scandic Group eru vörumerki í eigu LEGIER Beteiligungs mbH, þýsks einkahlutafélags með skráð skrifstofu að Kurfurstendamm 14, Þýskalandi 10719 Berlín (Sambandslýðveldið Þýskaland).

Eftirfarandi leiðbeiningar tryggja ábyrga, gagnsæja og löglega í samræmi við stjórnarhætti fyrirtækja. Þær taka mið af ákvæðum þýsku viðskiptalaganna (HGB), laga um hlutafélög (GmbHG), laga um tekjuskatt (EStG) og laga um áreiðanleikakönnun í framboðskeðjunni (LkSG). Þær eru bættar við með reglufylgniramma sem tryggir að mannréttinda- og umhverfiskröfur séu uppfylltar samkvæmt LkSG.

 

I. Ábyrgð stjórnenda

Framkvæmdastjóri LEGIER Beteiligungs mbH ber ábyrgð á stjórnun og framsetningu félagsins samkvæmt 35. gr. þýsku laga um hlutafélög (GmbHG). Hann starfar í þágu hluthafa, sem hann ber ábyrgð gagnvart, og verndar langtímavirði LEGIER Beteiligungs mbH og vörumerkja þess. Hann er háður lagalegum kröfum þýsku laga um hlutafélög (GmbHG), einkum skyldu til að gæta varúðar samkvæmt 43. gr. þýsku laga um hlutafélög (GmbHG), og ber ábyrgð á réttri bókhaldi og fjárhagsskýrslugerð samkvæmt 238. og 242. gr. þýsku viðskiptalaga (HGB).

 

Skattasamræmi

Framkvæmdastjóri sér til þess að skattskyldum sé fullnægt, þar á meðal:

  • Tímabær skil á skattframtölum og greiðsla skatta í samræmi við lög um tekjuskatt fyrirtækja (KStG).
  • Staðgreiðsla og greiðsla launaskatts fyrir starfsmenn og framkvæmdastjóra í samræmi við 38. gr. tekjuskattslaga.
  • Staðgreiðsla og greiðsla fjármagnstekjuskatts af úthlutun í samræmi við 43. gr. tekjuskattslaga.
  • Að tryggja markaðsaðstæður í viðskiptum við tengda aðila til að koma í veg fyrir falda hagnaðarúthlutun í samræmi við 8. gr. laga um skatta á fyrirtækjaskatt.
  • Fylgni við gögn um verðlagningu milli fyrirtækja samkvæmt 1. gr. AStG, ef við á.
  • Útvegun vottorða um staðgreiðslu skatta í samræmi við 45a. gr. tekjuskattslaga.

Ef nauðsyn krefur getur framkvæmdastjóri ráðfært sig við skattaráðgjafa. Innan ramma fasteignaskattslaga (LkSG) verður að taka tillit til skattalegra þátta í viðskiptum við birgja, einkum staðgreiðslu skatta samkvæmt 50a. gr. tekjuskattslaga (EStG) af greiðslum til erlendra birgja.

 

Samþætting eftirlitsramma

Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á framkvæmd eftirlitsramma samkvæmt 4. gr. LkSG, sem felur í sér eftirfarandi:

  • Eftirlit með árlegri áhættugreiningu samkvæmt 5. gr. LkSG.
  • Framkvæmd fyrirbyggjandi og úrbótaaðgerða í samræmi við 6. gr. LkSG.
  • Stofnun kvörtunarferlis í samræmi við 8. gr. LkSG.
  • Regluleg skýrslugjöf í samræmi við 10. gr. LkSG.

Það tryggir að siðferðisstöðlum sé fylgt til að koma í veg fyrir nauðungarvinnu, barnavinnu, mismunun og umhverfisspjöll.

 

II. Samsetning stjórnenda

Stjórnendur eru skipaðir framkvæmdastjóra sem skipaður er samkvæmt 37. gr. þýsku laga um hlutafélög (GmbHG). Hann starfar sjálfstætt og hlutlægt, án nokkurra verulegra persónulegra eða viðskiptatengsla sem gætu skert sjálfstæði hans.

 

Samþætting eftirlitsramma

Í valferlinu er sérstök áhersla lögð á þekkingu á reglufylgni, sérstaklega varðandi mannréttindi og umhverfisstaðla samkvæmt 4. gr. þýsku laga um vernd ríkisins (LkSG). Framkvæmdastjórinn verður að innleiða reglufylgnirammann á skilvirkan hátt og meta birgja með tilliti til siðferðisstaðla samkvæmt 6. gr. LkSG.

 

III. Skipun stjórnenda

Val framkvæmdastjóra

Aðalfundur hluthafa skipar framkvæmdastjóra í samræmi við 37. grein þýsku laga um hlutafélög (GmbHG), valfrjálst að fenginni tilmælum tilnefningarnefndar. Viðeigandi hæfniskröfur eru meðal annars:

  • Skuldbinding til hagsmuna hluthafa,
  • Þekking á atvinnugreinum (fasteignir, greiðslur, snekkjusmíði, flug, viðskipti, traust),
  • Leiðtogahæfileikar, siðfræði og heiðarleiki,
  • Reynsla af áhættustýringu, fjármálum og lögfræði,
  • Þekking á bókhaldi samkvæmt §§ 242 o.fl. HGB,
  • Skattskylda samkvæmt tekjuskattslögum.

 

Samþætting eftirlitsramma

Reynsla af innleiðingu eftirlitskerfa er nauðsynleg, einkum áhættugreiningu samkvæmt 5. grein þýsku laga um vernd ríkisins (LkSG) og úttektum á birgjum samkvæmt 6. grein LkSG. Fjölbreytileiki er hvattur.

 

Framkvæmdastjóri þegar starfssvið hans breytast

Ef starfslok eða breytingar á starfi eiga sér stað mun hluthafafundur meta hvort viðkomandi uppfylli skyldur sínar. Breytingar skulu tilkynntar tafarlaust.

 

IV. Siðareglur og hegðunarreglur í viðskiptum

Framkvæmdastjóri og starfsmenn fylgja siðareglum sem stuðla að siðferði, heiðarleika og lagalegum reglum. Framkvæmdastjórinn sýnir áreiðanleikakönnun skynsamlegs stjórnanda í samræmi við 43. grein þýsku laga um hlutafélög (GmbHG).

Samþætting eftirlitsramma

Siðareglurnar byggjast á yfirlýsingu um meginreglur samkvæmt 4. grein þýsku sambandslaganna um verndun mannréttinda (LkSG) og krefjast þess að farið sé að mannréttinda- og umhverfisstöðlum. Birgjar verða að fylgja samsvarandi siðareglum.

 

V. Frammistaða og eftirfylgni stjórnenda; launakjör

 

Árangur og arftaka

Aðalfundur hluthafa fer reglulega yfir frammistöðu framkvæmdastjóra og skipuleggur árlega eftirfylgni.

 

Samþætting eftirlitsramma

Í frammistöðumatinu er metið framkvæmd eftirlitsrammans, einkum áhættuvarna samkvæmt 5. gr. LkSG og meðhöndlun kvartana samkvæmt 8. gr. LkSG.

 

Stjórnunarlaun

Laun eru ákvörðuð í samræmi við 38. grein þýsku laga um einkahlutafélög (GmbHG), byggjast á afkomu og markaðsstöðlum og stuðla að langtíma verðmætasköpun sem og að samræmi við þýsku lögin um einkahlutafélög (LkSG). Þau eru í samræmi við skattskyldur samkvæmt 38. grein þýsku tekjuskattslaganna (EStG).

 

VI. Stjórnendafundir

Framkvæmdastjóri heldur ekki reglulega fundi. Hins vegar hittir hann eða hún hluthafafundi reglulega í samræmi við 242. grein þýsku viðskiptalaganna (HGB).

 

Samþætting eftirlitsramma

Eftirlitsmál, þar á meðal áhætta og kvartanir samkvæmt 8. gr. LkSG, eru reglulegir dagskrárliðir.

 

VII. Nefndir

Hægt er að stofna nefndir eins og endurskoðunar- eða tilnefningarnefndir í samræmi við 47. gr. GmbHG.

 

Samþætting eftirlitsramma

Mælt er með að eftirlitsnefnd fylgist með rammanum í samræmi við 5. gr. LkSG og 8. gr. LkSG.

 

VIII. Samskipti við hluthafa

Hluthafar geta haft samband við framkvæmdastjóra með tölvupósti (info@legier-beteiligungs.de) eða með bréfi (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Það veitir upplýsingar í samræmi við 51a. grein þýsku laga um hlutafélög með takmarkaða ábyrgð (GmbHG). Fyrir úthlutun er skattur dreginn frá í samræmi við 43. grein þýsku tekjuskattslaganna (EStG) og vottorð eru veitt í samræmi við 45a. grein þýsku tekjuskattslaganna (EStG).

 

Samþætting eftirlitsramma

Samskipti fela í sér kvartanir samkvæmt 8. gr. LkSG og eftirlitsúttektir.

 

IX. Ráðning og afsögn framkvæmdastjóra

Framkvæmdastjóri er ráðinn í samræmi við 38. gr. GmbHG og er hægt að víkja honum frá störfum ef hann brýtur gegn skyldum sínum.

 

Samþætting eftirlitsramma

Fylgni við reglufylgniramma samkvæmt 4. gr. LkSG er skilyrði fyrir skipun og áframhaldandi embætti.

 

X. Bókhald og gagnsæi

Félagið fylgir reglum um bókhald (238. gr. þýsku viðskiptalaganna (HGB)) og fjárhagsskýrslugerð (242. gr. þýsku viðskiptalaganna (HGB). Ársreikningar samkvæmt 264. gr. þýsku viðskiptalaganna (HGB) eru birtir í samræmi við 325. gr. þýsku viðskiptalaganna (HGB). Skattleiðréttingar eru gerðar í samræmi við 5. gr. þýsku tekjuskattslaganna (EStG) og frádráttarbær kostnaður er gerður í samræmi við 4. gr. þýsku tekjuskattslaganna (EStG).

 

Samþætting eftirlitsramma

Ársskýrslan inniheldur upplýsingar um fylgni við LkSG í samræmi við 10. gr. LkSG.

 

Lokaorð

Þessar leiðbeiningar stuðla að ábyrgri stjórnarháttum fyrirtækja sem verndar hagsmuni hluthafa og tryggir siðferðilega hegðun með reglufylgni og skattasamræmi.