Linee guida sulle questioni chiave della governance aziendale
Introduzione
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade e ScandicTrust sono marchi sotto l'egida di LEGIER Beteiligungs mbH, una società a responsabilità limitata tedesca con sede registrata a Kurfürstendamm 195, 10707 Berlino (Repubblica Federale di Germania).
Le seguenti linee guida garantiscono una governance aziendale responsabile, trasparente e conforme alla legge. Tengono conto delle disposizioni del Codice Commerciale (HGB), della Legge sulle società a responsabilità limitata (GmbHG), della Legge sull'imposta sul reddito (EStG) e della Legge sulla due diligence nella catena di fornitura (LkSG). Queste linee guida sono integrate da un quadro di conformità che assicura il rispetto degli obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambientali in conformità con il LkSG.
I. Responsabilità dell'amministratore delegato
L'amministratore delegato di LEGIER Beteiligungs mbH è responsabile della gestione e della rappresentanza della società in conformità con l'articolo § 35 GmbHG. Agisce nell'interesse degli azionisti, ai quali è responsabile, e garantisce il valore a lungo termine di LEGIER Beteiligungs mbH e dei suoi marchi. È soggetto ai requisiti legali del GmbHG, in particolare all'obbligo di diligenza ai sensi dell'articolo § 43 GmbHG, ed è responsabile della corretta contabilità e rendicontazione finanziaria ai sensi degli articoli § 238 HGB e § 242 HGB.
Conformità fiscale
L'amministratore delegato garantisce il rispetto degli obblighi fiscali, inclusi:
- La presentazione tempestiva delle dichiarazioni fiscali e il pagamento delle imposte in conformità con la Legge sull'imposta sulle società (KStG).
- La trattenuta e il versamento dell'imposta sui salari per i dipendenti e l'amministratore delegato ai sensi dell'articolo § 38 EStG.
- La trattenuta e il versamento dell'imposta sui guadagni di capitale durante le distribuzioni ai sensi dell'articolo § 43 EStG.
- Garantire condizioni standard di mercato nelle transazioni con parti correlate per evitare distribuzioni di profitti nascoste ai sensi dell'articolo § 8 KStG.
- Il rispetto della documentazione sui prezzi di trasferimento ai sensi dell'articolo § 1 AStG, se applicabile.
- L'emissione di certificati per le imposte trattenute ai sensi dell'articolo § 45a EStG.
Se necessario, l'amministratore delegato può consultare consulenti fiscali. Nell'ambito del LkSG, gli aspetti fiscali delle transazioni con i fornitori devono essere considerati, in particolare la trattenuta delle imposte ai sensi dell'articolo § 50a EStG per i pagamenti ai fornitori stranieri.
Integrazione del quadro di conformità
L'amministratore delegato è responsabile dell'implementazione del quadro di conformità ai sensi dell'articolo § 4 LkSG, che comprende:
- Il monitoraggio dell'analisi annuale dei rischi ai sensi dell'articolo § 5 LkSG.
- L'implementazione di misure preventive e correttive ai sensi dell'articolo § 6 LkSG.
- L'istituzione di una procedura per i reclami ai sensi dell'articolo § 8 LkSG.
- La rendicontazione regolare ai sensi dell'articolo § 10 LkSG.
Garantisce il rispetto degli standard etici per prevenire il lavoro forzato, il lavoro minorile, la discriminazione e i danni ambientali.
II. Composizione dell'amministratore delegato
La direzione è composta da un solo amministratore delegato, nominato ai sensi dell'articolo § 37 GmbHG. Agisce in modo indipendente e obiettivo, libero da relazioni personali o professionali significative che potrebbero compromettere la sua indipendenza.
Integrazione del quadro di conformità
Particolare attenzione è posta sull'expertise in materia di conformità, in particolare per quanto riguarda gli standard sui diritti umani e ambientali ai sensi dell'articolo § 4 LkSG. L'amministratore delegato deve implementare efficacemente il quadro di conformità e valutare i fornitori secondo standard etici ai sensi dell'articolo § 6 LkSG.
III. Nomina dell'amministratore delegato
Selezione dell'amministratore delegato
L'assemblea degli azionisti nomina l'amministratore delegato ai sensi dell'articolo § 37 GmbHG, eventualmente sulla base della raccomandazione di un comitato di nomina. Le qualifiche rilevanti includono:
- L'impegno verso gli interessi degli azionisti,
- La conoscenza del settore (immobiliare, elaborazione dei pagamenti, costruzione di yacht, aviazione, commercio, servizi fiduciari),
- Le qualità di leadership, l'etica e l'integrità,
- L'esperienza nella gestione del rischio, finanza e diritto,
- La conoscenza della contabilità ai sensi degli articoli §§ 242 ff. HGB,
- La conformità fiscale ai sensi dell'EStG.
Integrazione del quadro di conformità
È richiesta esperienza nell'implementazione di sistemi di conformità, in particolare nell'analisi dei rischi ai sensi dell'articolo § 5 LkSG e nella verifica dei fornitori ai sensi dell'articolo § 6 LkSG. La diversità è promossa.
Amministratore delegato in caso di cambiamento di funzioni
In caso di pensionamento o cambiamento di posizione, l'assemblea degli azionisti valuta l'adeguatezza delle sue attività. Le modifiche devono essere comunicate immediatamente.
IV. Codice di condotta ed etica aziendale
L'amministratore delegato e i dipendenti aderiscono a un codice di condotta che promuove l'etica, l'integrità e la conformità legale. L'amministratore delegato applica la diligenza di un imprenditore prudente ai sensi dell'articolo § 43 GmbHG.
Integrazione del quadro di conformità
Il codice di condotta si basa sulla dichiarazione di politica ai sensi dell'articolo § 4 LkSG e impone il rispetto degli standard sui diritti umani e ambientali. I fornitori devono aderire a un codice corrispondente.
V. Performance e successione dell'amministratore delegato; Remunerazione
Performance e successione
L'assemblea degli azionisti valuta regolarmente la performance dell'amministratore delegato e pianifica la successione annualmente.
Integrazione del quadro di conformità
La valutazione della performance esamina l'implementazione del quadro di conformità, in particolare la mitigazione dei rischi ai sensi dell'articolo § 5 LkSG e la gestione dei reclami ai sensi dell'articolo § 8 LkSG.
Remunerazione dell'amministratore delegato
La remunerazione è determinata ai sensi dell'articolo § 38 GmbHG, allineata alla performance e agli standard di mercato, e promuove la creazione di valore a lungo termine e la conformità con il LkSG. Rispetta i requisiti fiscali ai sensi dell'articolo § 38 EStG.
VI. Riunioni dell'amministratore delegato
Con un solo amministratore delegato, le riunioni regolari non si applicano. Tuttavia, si incontra regolarmente con l'assemblea degli azionisti ai sensi dell'articolo § 242 HGB.
Integrazione del quadro di conformità
Le questioni di conformità, inclusi i rischi e i reclami ai sensi dell'articolo § 8 LkSG, sono punti regolari dell'ordine del giorno.
VII. Comitati
I comitati, come i comitati di revisione o di nomina, possono essere istituiti ai sensi dell'articolo § 47 GmbHG.
Integrazione del quadro di conformità
Si raccomanda un comitato di conformità per supervisionare il quadro ai sensi degli articoli § 5 LkSG e § 8 LkSG.
VIII. Comunicazione con gli azionisti
Gli azionisti possono contattare l'amministratore delegato tramite e-mail ([email protected]) o per posta (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlino). Fornisce informazioni ai sensi dell'articolo § 51a GmbHG. Per le distribuzioni, le imposte sono trattenute ai sensi dell'articolo § 43 EStG e i certificati sono emessi ai sensi dell'articolo § 45a EStG.
Integrazione del quadro di conformità
La comunicazione include i reclami ai sensi dell'articolo § 8 LkSG e le verifiche di conformità.
IX. Nomina e dimissioni dell'amministratore delegato
L'amministratore delegato è nominato ai sensi dell'articolo § 38 GmbHG e può essere rimosso per violazione dei doveri.
Integrazione del quadro di conformità
Il rispetto del quadro ai sensi dell'articolo § 4 LkSG è un criterio per la nomina e la continuazione in carica.
X. Contabilità e trasparenza
La società rispetta le normative contabili (§ 238 HGB) e la rendicontazione finanziaria (§ 242 HGB). I bilanci annuali ai sensi dell'articolo § 264 HGB sono pubblicati ai sensi dell'articolo § 325 HGB. Gli aggiustamenti fiscali sono effettuati ai sensi dell'articolo § 5 EStG, le spese deducibili ai sensi dell'articolo § 4 EStG.
Integrazione del quadro di conformità
Il rapporto annuale include informazioni sulla conformità con il LkSG ai sensi dell'articolo § 10 LkSG.
Nota finale
Queste linee guida promuovono una governance aziendale responsabile, proteggono gli interessi degli azionisti e garantiscono un comportamento etico attraverso il quadro di conformità e la conformità fiscale.