Compliance-Framework voor LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Inleiding

Doel: Dit Compliance-Framework zorgt ervoor dat LEGIER BETEILIGUNGS MBH (hierna „LEGIER“, „wij“ of „ons“) en haar verbonden merken SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST en SCANDIC TRADE (hierna „SCANDIC Merken“) voldoen aan de wettelijke vereisten, ethische normen en beste praktijken, met name met betrekking tot de zorgvuldigheidsverplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieu. Het doel is om risico’s in onze bedrijfsactiviteiten en toeleveringsketens te vermijden, te identificeren en te minimaliseren.

Wettelijke basis: Het Framework is gebaseerd op Duitse wetten, met name de Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), die de zorgvuldigheidsverplichting in toeleveringsketens voorschrijft ter bescherming van mensenrechten en het milieu.

2. Toepassingsgebied

Gedekte entiteiten: Geldt voor LEGIER BETEILIGUNGS MBH en alle SCANDIC Merken.

Dekking van de toeleveringsketen: Omvat alle directe leveranciers en, voor zover nodig, indirecte leveranciers die betrokken zijn bij de productie en levering van goederen en diensten voor LEGIER en SCANDIC Merken.

3. Risicobeheer

Risicobeoordelingsproces

  • Jaarlijkse risicoanalyse om potentiële risico’s op het gebied van mensenrechten en milieu in onze activiteiten en toeleveringsketens te identificeren.
  • Beoordeling van de risico’s op basis van ernst, waarschijnlijkheid van optreden en onze invloed op de mitigatie ervan.

Strategieën voor risicobeperking

  • Ontwikkeling en implementatie van actieplannen voor geïdentificeerde risico’s, inclusief samenwerking met leveranciers, corrigerende maatregelen en indien nodig beëindiging van zakelijke relaties.
  • De Compliance Officer houdt toezicht op de implementatie van deze strategieën.

4. Beleidsverklaring

Verplichting: LEGIER verbindt zich ertoe mensenrechten en milieunormen in alle bedrijfsactiviteiten te respecteren, inclusief het voorkomen van dwangarbeid, kinderarbeid, discriminatie en milieuvernietiging.

Verwachtingen van leveranciers: Leveranciers moeten dezelfde normen naleven en zich houden aan onze gedragscode voor leveranciers.

5. Zorgvuldigheidsprocessen

Beoordeling en selectie van leveranciers

  • Nieuwe leveranciers worden onderworpen aan een due diligence-onderzoek.
  • Bestaande leveranciers worden regelmatig gecontroleerd door middel van audits.

Monitoring en audits

  • Regelmatige audits bij risicovolle leveranciers, intern of door derden.

Corrigerende maatregelen

  • Bij overtredingen moeten leveranciers binnen een bepaalde termijn corrigerende maatregelen nemen, anders dreigt contractbeëindiging.

6. Klachtenmechanisme

Kanalen voor het indienen van klachten

  • Instelling van een klokkenluiderssysteem voor anonieme meldingen door medewerkers, leveranciers en externe belanghebbenden.
  • Beschikbare kanalen:
    • Online portaal: Veilig, meertalig systeem.
    • E-mail: [email protected]
    • Telefoon: +49 (0) 232 57 44 78
    • Externe Compliance Officer: Advocaat Axel Kapust.

Procedure voor afhandeling

  • Klachten worden vertrouwelijk onderzocht door de Compliance Officer en relevante afdelingen.

Bescherming voor klokkenluiders

  • Vertrouwelijkheid en bescherming tegen represailles voor klokkenluiders te goeder trouw.

7. Rapportage

Interne rapportage: De Compliance Officer rapporteert driemaandelijks aan de directie over compliance-activiteiten en klachten.

Externe rapportage: Jaarlijks complianceverslag over onze zorgvuldigheidsinspanningen.

8. Training en bewustwording

Training van medewerkers: Jaarlijkse verplichte trainingen voor alle medewerkers over mensenrechten, milieunormen en het klokkenluiderssysteem.

Communicatie: Het Framework wordt gecommuniceerd via interne portalen, leverancierscontracten en openbare websites.

9. Monitoring en evaluatie

Regelmatige evaluaties: Jaarlijkse evaluatie van het Framework op effectiviteit en wettelijke vereisten.

Continue verbetering: Aanpassingen op basis van feedback en nieuwe risico’s.

Sleutelrollen en verantwoordelijkheden

  • Directie (Tetiana Starosud): Algemene verantwoordelijkheid en goedkeuring van het Framework.
  • Compliance Officer (Advocaat Axel Kapust): Toezicht op het Framework, beheer van het klokkenluiderssysteem en rapportage aan de directie.
  • Afdelingshoofden: Zorgen voor naleving binnen hun afdelingen.
  • Medewerkers: Naleving van het Framework en melding van zorgen.

Contactinformatie

LEGIER BETEILIGUNGS MBH
Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin, Duitsland
Telefoon: +49 (0) 30 232 57 447 - 0
Fax: +49 (0) 30 232 57 447 - 1
E-mail: [email protected]

Compliance Officer
Advocaat Axel Kapust
Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Duitsland
Telefoon: +49 (0) 232 57 44 78
E-mail: [email protected]

Dit Compliance-Framework zorgt ervoor dat LEGIER en SCANDIC Merken ethisch en in overeenstemming met de wet handelen, met een focus op mensenrechten en milieunormen.