Richtlijnen voor belangrijke kwesties op het gebied van corporate governance

 

Inleiding

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade en Scandic Group zijn handelsmerken van LEGIER Beteiligungs mbH, een Duits bedrijf met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel te Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlijn (Bondsrepubliek Duitsland).

De volgende richtlijnen zorgen voor verantwoordelijk, transparant en wettelijk nalevend ondernemingsbestuur. Ze houden rekening met de bepalingen van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB), de Duitse Wet op Naamloze Vennootschappen (GmbHG), de Duitse Wet op de Inkomstenbelasting (EStG) en de Duitse Supply Chain Due Diligence Act (LkSG). Ze worden aangevuld met een nalevingsraamwerk dat de naleving van de verplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieuzorgvuldigheid in overeenstemming met de LkSG garandeert.

 

I. Verantwoordelijkheid van het management

De bedrijfsleider van LEGIER Beteiligungs mbH is verantwoordelijk voor het bestuur en de vertegenwoordiging van het bedrijf in overeenstemming met § 35 GmbHG. Hij handelt in het belang van de aandeelhouders, aan wie hij verantwoording verschuldigd is, en waarborgt de waarde op lange termijn van LEGIER Beteiligungs mbH en zijn merken. Hij is onderworpen aan de wettelijke vereisten van de GmbHG, in het bijzonder de zorgplicht volgens § 43 GmbHG, en is verantwoordelijk voor een correcte boekhouding en boekhouding volgens § 238 HGB en § 242 HGB.

 

Naleving van belastingwetgeving

De Managing Director ziet toe op de naleving van belastingverplichtingen, waaronder:

  • Tijdige indiening van belastingaangiften en betaling van belastingen in overeenstemming met de Duitse wet op de vennootschapsbelasting (KStG).
  • Inhouding en betaling van inkomstenbelasting voor werknemers en directeuren in overeenstemming met § 38 EStG.
  • Inhouding en betaling van vermogenswinstbelasting op uitkeringen in overeenstemming met Sectie 43 EStG.
  • Waarborgen van zakelijke voorwaarden voor transacties met verbonden partijen om verborgen winstuitkeringen te vermijden in overeenstemming met Sectie 8 KStG.
  • Naleving van verrekenprijsdocumentatie in overeenstemming met Sectie 1 AStG, indien van toepassing.
  • Verstrekking van certificaten van belastinginhouding in overeenstemming met § 45a EStG.

Indien nodig kan de directeur belastingadviseurs raadplegen. In het kader van de LkSG moet rekening worden gehouden met de belastingaspecten van transacties met leveranciers, in het bijzonder de inhouding van belastingen volgens § 50a van de Duitse wet op de inkomstenbelasting (EStG) voor betalingen aan buitenlandse leveranciers.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

De Managing Director is verantwoordelijk voor de implementatie van het nalevingsraamwerk in overeenstemming met Sectie 4 LkSG, dat het volgende omvat:

  • Controle van de jaarlijkse risicoanalyse volgens § 5 LkSG.
  • Implementatie van preventieve en herstelmaatregelen in overeenstemming met § 6 LkSG.
  • Vaststelling van een klachtenprocedure in overeenstemming met § 8 LkSG.
  • Regelmatige rapportage volgens § 10 LkSG.

Het zorgt voor naleving van ethische normen om dwangarbeid, kinderarbeid, discriminatie en vernietiging van het milieu te voorkomen.

 

II Samenstelling van de raad van bestuur

Het management bestaat uit een directeur, benoemd in overeenstemming met Sectie 37 GmbHG. Hij handelt onafhankelijk en objectief, vrij van belangrijke persoonlijke of zakelijke relaties die zijn onafhankelijkheid in gevaar zouden kunnen brengen.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Tijdens het selectieproces wordt bijzondere nadruk gelegd op kennis over naleving, vooral met betrekking tot mensenrechten en milieunormen in overeenstemming met artikel 4 LkSG. De Managing Director moet het nalevingsraamwerk effectief implementeren en leveranciers controleren op ethische normen conform Sectie 6 LkSG.

 

III Benoeming van de raad van bestuur

Selectie van de algemeen directeur

De aandeelhoudersvergadering benoemt de directeur in overeenstemming met Sectie 37 GmbHG, optioneel op aanbeveling van een benoemingscommissie. Relevante kwalificaties zijn onder andere:

  • Toewijding aan aandeelhoudersbelangen,
  • Industriekennis (onroerend goed, betalingsverkeer, jachtbouw, luchtvaart, handel, fiduciaire diensten),
  • Leiderschapskwaliteiten, ethiek en integriteit,
  • Ervaring in risicomanagement, financiën en recht,
  • Kennis van boekhouding in overeenstemming met §§ 242 e.v. HGB. HGB,
  • Naleving van de belastingwetgeving volgens EStG.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Ervaring in het implementeren van nalevingssystemen is vereist, in het bijzonder risicoanalyse in overeenstemming met Sectie 5 LkSG en leveranciersaudits in overeenstemming met Sectie 6 LkSG. Diversiteit wordt aangemoedigd.

 

Algemeen directeur in geval van een wijziging in zijn functie

In geval van pensionering of verandering van functie zal de aandeelhoudersvergadering de geschiktheid van zijn activiteiten beoordelen. Wijzigingen moeten onmiddellijk worden gemeld.

 

IV. Gedragscode en ethiek in het bedrijfsleven

De algemeen directeur en zijn medewerkers houden zich aan een gedragscode die ethiek, integriteit en wettelijke voorschriften bevordert. In overeenstemming met sectie 43 van de Duitse wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbHG), oefent de algemeen directeur de zorgvuldigheid van een voorzichtig manager uit.

Integratie van het nalevingsraamwerk

De Gedragscode is gebaseerd op de beginselverklaring volgens artikel 4 LkSG en vereist naleving van de mensenrechten en milieunormen. Leveranciers moeten een overeenkomstige code naleven.

 

V. Prestaties en opvolging van de Raad van Bestuur; bezoldiging

 

Prestaties en opvolging

De aandeelhoudersvergadering beoordeelt regelmatig de prestaties van de directeur en plant jaarlijks de opvolging.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

De prestatiebeoordeling evalueert de implementatie van het nalevingskader, in het bijzonder risicominimalisatie in overeenstemming met hoofdstuk 5 LkSG en klachtenbehandeling in overeenstemming met hoofdstuk 8 LkSG.

 

Vergoeding van het management

De beloning wordt bepaald in overeenstemming met artikel 38 van de GmbHG, is gebaseerd op prestaties en marktnormen en bevordert waardecreatie op lange termijn en naleving van de LkSG. Het voldoet aan de belastingvereisten volgens artikel 38 EStG.

 

VI Vergaderingen van de raad van bestuur

Er zijn geen regelmatige bijeenkomsten voor een directeur. Hij vergadert echter regelmatig met de aandeelhoudersvergadering in overeenstemming met Sectie 242 HGB.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Nalevingskwesties, waaronder risico's en klachten in overeenstemming met Sectie 8 LkSG, staan regelmatig op de agenda.

 

VII Commissies

Commissies zoals audit- of nominatiecommissies kunnen worden opgericht in overeenstemming met § 47 GmbHG.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Een nalevingscommissie wordt aanbevolen om toezicht te houden op het kader in overeenstemming met Sectie 5 LkSG en Sectie 8 LkSG.

 

VIII Communicatie met de aandeelhouders

Aandeelhouders kunnen per e-mail contact opnemen met de directeur (info@legier-beteiligungs.de) of per brief (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlijn). Het verstrekt informatie in overeenstemming met § 51a GmbHG. In het geval van uitkeringen worden belastingen ingehouden in overeenstemming met § 43 EStG en certificaten verstrekt in overeenstemming met § 45a EStG.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Communicatie omvat klachten in overeenstemming met Sectie 8 LkSG en nalevingscontroles.

 

IX. Benoeming en ontslag van de algemeen directeur

De directeur wordt benoemd in overeenstemming met § 38 GmbHG en kan worden ontslagen in geval van plichtsverzuim.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Naleving van het nalevingskader in overeenstemming met artikel 4 LkSG is een criterium voor benoeming en voortzetting van de functie.

 

X. Boekhouding en transparantie

Het bedrijf voldoet aan de voorschriften voor boekhouding (§ 238 HGB) en administratie (§ 242 HGB). De jaarrekening volgens § 264 HGB wordt openbaar gemaakt volgens § 325 HGB. Belastingcorrecties worden uitgevoerd in overeenstemming met § 5 EStG, aftrekbare kosten in overeenstemming met § 4 EStG.

 

Integratie van het nalevingsraamwerk

Het jaarverslag bevat informatie over de naleving van de LkSG in overeenstemming met artikel 10 LkSG.

 

Slotopmerkingen

Deze richtlijnen bevorderen verantwoord ondernemingsbestuur dat de belangen van aandeelhouders waarborgt en ethisch gedrag garandeert door middel van nalevingskaders en fiscale conformiteit.