Richtlijnen voor belangrijke kwesties van corporate governance
Inleiding
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade en ScandicTrust zijn merken onder de paraplu van LEGIER Beteiligungs mbH, een Duitse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met een geregistreerd kantoor aan de Kurfürstendamm 195, 10707 Berlijn (Bondsrepubliek Duitsland).
De volgende richtlijnen waarborgen een verantwoorde, transparante en wettelijk conforme corporate governance. Ze houden rekening met de bepalingen van het Handelswetboek (HGB), de Wet op de vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbHG), de Inkomstenbelastingwet (EStG) en de Wet op zorgvuldigheid in de toeleveringsketen (LkSG). Deze richtlijnen worden aangevuld met een nalevingskader dat zorgt voor naleving van de zorgvuldigheidsverplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieu in overeenstemming met de LkSG.
I. Verantwoordelijkheden van de managing director
De managing director van LEGIER Beteiligungs mbH is verantwoordelijk voor het beheer en de vertegenwoordiging van de onderneming in overeenstemming met § 35 GmbHG. Hij handelt in het belang van de aandeelhouders, aan wie hij verantwoording verschuldigd is, en zorgt voor de langetermijnwaarde van LEGIER Beteiligungs mbH en haar merken. Hij is onderworpen aan de wettelijke vereisten van de GmbHG, in het bijzonder de zorgvuldigheidsplicht overeenkomstig § 43 GmbHG, en is verantwoordelijk voor een correcte boekhouding en financiële rapportage overeenkomstig § 238 HGB en § 242 HGB.
Fiscale naleving
De managing director zorgt voor naleving van fiscale verplichtingen, waaronder:
- Het tijdig indienen van belastingaangiften en betalen van belastingen in overeenstemming met de Wet op de vennootschapsbelasting (KStG).
- Het inhouden en afdragen van loonbelasting voor werknemers en de managing director overeenkomstig § 38 EStG.
- Het inhouden en afdragen van vermogenswinstbelasting bij uitkeringen overeenkomstig § 43 EStG.
- Het waarborgen van standaardmarktvoorwaarden in transacties met verbonden partijen om verborgen winstuitkeringen te voorkomen overeenkomstig § 8 KStG.
- Indien van toepassing, naleving van de documentatievereisten voor transfer pricing overeenkomstig § 1 AStG.
- Het uitgeven van certificaten voor ingehouden belastingen overeenkomstig § 45a EStG.
Indien nodig kan de managing director belastingadviseurs raadplegen. In het kader van de LkSG moeten fiscale aspecten van transacties met leveranciers in overweging worden genomen, in het bijzonder de inhouding van belastingen overeenkomstig § 50a EStG voor betalingen aan buitenlandse leveranciers.
Integratie van het nalevingskader
De managing director is verantwoordelijk voor de implementatie van het nalevingskader overeenkomstig § 4 LkSG, dat omvat:
- Het toezicht houden op de jaarlijkse risicoanalyse overeenkomstig § 5 LkSG.
- Het implementeren van preventieve en corrigerende maatregelen overeenkomstig § 6 LkSG.
- Het instellen van een klachtenprocedure overeenkomstig § 8 LkSG.
- Regelmatige rapportage overeenkomstig § 10 LkSG.
Hij zorgt voor naleving van ethische normen om gedwongen arbeid, kinderarbeid, discriminatie en milieuschade te voorkomen.
II. Samenstelling van de managing director
Het management bestaat uit één managing director, aangesteld overeenkomstig § 37 GmbHG. Hij handelt onafhankelijk en objectief, vrij van significante persoonlijke of zakelijke relaties die zijn onafhankelijkheid kunnen compromitteren.
Integratie van het nalevingskader
Bijzondere nadruk wordt gelegd op expertise in naleving, in het bijzonder met betrekking tot mensenrechten- en milieunormen overeenkomstig § 4 LkSG. De managing director moet het nalevingskader effectief implementeren en leveranciers evalueren op basis van ethische normen overeenkomstig § 6 LkSG.
III. Benoeming van de managing director
Selectie van de managing director
De aandeelhoudersvergadering benoemt de managing director overeenkomstig § 37 GmbHG, optioneel op basis van de aanbeveling van een nominatieraad. Relevante kwalificaties omvatten:
- Toewijding aan de belangen van de aandeelhouders,
- Industriekennis (vastgoed, betalingsverwerking, jachtbouw, luchtvaart, handel, trustdiensten),
- Leiderschapskwaliteiten, ethiek en integriteit,
- Ervaring in risicobeheer, financiën en recht,
- Kennis van boekhouding overeenkomstig §§ 242 ff. HGB,
- Fiscale naleving overeenkomstig de EStG.
Integratie van het nalevingskader
Ervaring in het implementeren van nalevingssystemen, in het bijzonder risicoanalyse overeenkomstig § 5 LkSG en leverancierscontroles overeenkomstig § 6 LkSG, is vereist. Diversiteit wordt bevorderd.
Managing director bij verandering van taken
Bij pensionering of functiewijziging beoordeelt de aandeelhoudersvergadering de geschiktheid van zijn activiteiten. Wijzigingen moeten onmiddellijk worden gemeld.
IV. Gedragscode en bedrijfsethiek
De managing director en werknemers houden zich aan een gedragscode die ethiek, integriteit en wettelijke naleving bevordert. De managing director past de zorgvuldigheid van een prudent zakenman toe overeenkomstig § 43 GmbHG.
Integratie van het nalevingskader
De gedragscode is gebaseerd op de beleidsverklaring overeenkomstig § 4 LkSG en verplicht naleving van mensenrechten- en milieunormen. Leveranciers moeten zich houden aan een overeenkomstige code.
V. Prestaties en opvolging van de managing director; Vergoeding
Prestaties en opvolging
De aandeelhoudersvergadering evalueert regelmatig de prestaties van de managing director en plant jaarlijks de opvolging.
Integratie van het nalevingskader
De prestatie-evaluatie beoordeelt de implementatie van het nalevingskader, in het bijzonder risicobeperking overeenkomstig § 5 LkSG en klachtenbeheer overeenkomstig § 8 LkSG.
Vergoeding van de managing director
De vergoeding wordt bepaald overeenkomstig § 38 GmbHG, in lijn met prestaties en marktstandaarden, en bevordert waardecreatie op lange termijn en naleving van de LkSG. Het voldoet aan de fiscale vereisten overeenkomstig § 38 EStG.
VI. Vergaderingen van de managing director
Met één managing director zijn reguliere vergaderingen niet van toepassing. Hij ontmoet echter regelmatig de aandeelhoudersvergadering overeenkomstig § 242 HGB.
Integratie van het nalevingskader
Nalevingskwesties, inclusief risico’s en klachten overeenkomstig § 8 LkSG, zijn reguliere agendapunten.
VII. Comités
Comités, zoals audit- of nominatieraden, kunnen worden ingesteld overeenkomstig § 47 GmbHG.
Integratie van het nalevingskader
Een nalevingscomité wordt aanbevolen om toezicht te houden op het kader overeenkomstig § 5 LkSG en § 8 LkSG.
VIII. Communicatie met aandeelhouders
Aandeelhouders kunnen contact opnemen met de managing director via e-mail ([email protected]) of per post (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlijn). Hij verstrekt informatie overeenkomstig § 51a GmbHG. Bij uitkeringen worden belastingen ingehouden overeenkomstig § 43 EStG, en certificaten worden uitgegeven overeenkomstig § 45a EStG.
Integratie van het nalevingskader
De communicatie omvat klachten overeenkomstig § 8 LkSG en nalevingsaudits.
IX. Benoeming en ontslag van de managing director
De managing director wordt benoemd overeenkomstig § 38 GmbHG en kan worden ontslagen wegens plichtsverzuim.
Integratie van het nalevingskader
Naleving van het kader overeenkomstig § 4 LkSG is een criterium voor benoeming en voortzetting van de functie.
X. Boekhouding en transparantie
De onderneming voldoet aan de boekhoudregelgeving (§ 238 HGB) en financiële rapportage (§ 242 HGB). Jaarlijkse financiële overzichten overeenkomstig § 264 HGB worden gepubliceerd overeenkomstig § 325 HGB. Fiscale aanpassingen worden gedaan overeenkomstig § 5 EStG, en aftrekbare kosten overeenkomstig § 4 EStG.
Integratie van het nalevingskader
Het jaarverslag bevat informatie over naleving van de LkSG overeenkomstig § 10 LkSG.
Slotopmerking
Deze richtlijnen bevorderen een verantwoorde corporate governance, beschermen de belangen van aandeelhouders en waarborgen ethisch gedrag door middel van het nalevingskader en fiscale naleving.