Overholdelsesrammeverk for LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Innledning

Formål: Dette overholdelsesrammeverket sikrer at LEGIER BETEILIGUNGS MBH (heretter «LEGIER», «vi» eller «oss») og tilknyttede merkevarer SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST og SCANDIC TRADE (heretter «SCANDIC-merkevarer») overholder lovmessige krav, etiske standarder og beste praksis, spesielt med hensyn til aktsomhetsforpliktelser knyttet til menneskerettigheter og miljø. Målet er å unngå, identifisere og minimere risikoer i våre forretningsaktiviteter og leverandørkjeder.

Rettslig grunnlag: Rammeverket er basert på tyske lover, spesielt Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), som pålegger aktsomhetsforpliktelser i leverandørkjeder for å beskytte menneskerettigheter og miljø.

2. Anvendelsesområde

Omfattede enheter: Gjelder for LEGIER BETEILIGUNGS MBH samt alle SCANDIC-merkevarer.

Leverandørkjededekning: Omfatter alle direkte leverandører og, der det er nødvendig, indirekte leverandører som er involvert i produksjon og levering av varer og tjenester for LEGIER og SCANDIC-merkevarer.

3. Risikostyring

Risikovurderingsprosess:

  • Årlig risikoanalyse for å identifisere potensielle risikoer knyttet til menneskerettigheter og miljø i våre aktiviteter og leverandørkjeder.
  • Vurdering av risikoer basert på alvorlighetsgrad, sannsynlighet for forekomst og vår innflytelse på å redusere dem.

Risikoreduserende strategier:

  • Utvikling og implementering av tiltaksplaner for identifiserte risikoer, inkludert samarbeid med leverandører, korrigerende tiltak og, om nødvendig, avslutning av forretningsforhold.
  • Overholdelsesansvarlig overvåker implementeringen av disse strategiene.

4. Prinsipperklæring

Forpliktelse: LEGIER forplikter seg til å respektere menneskerettigheter og miljøstandarder i alle forretningsaktiviteter, inkludert forebygging av tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering og miljøødeleggelse.

Forventninger til leverandører: Leverandører må overholde de samme standardene og følge vår atferdskodeks for leverandører.

5. Aktsomhetsprosesser

Vurdering og utvelgelse av leverandører:

  • Nye leverandører gjennomgår en aktsomhetsvurdering.
  • Eksisterende leverandører kontrolleres regelmessig gjennom revisjoner.

Overvåking og revisjoner:

  • Regelmessige revisjoner av risikoutsatte leverandører, enten internt eller gjennom tredjeparter.

Korrigerende tiltak:

  • Ved brudd må leverandører implementere korrigerende tiltak innen en frist, ellers risikerer de oppsigelse av kontrakten.

6. Klagehåndteringsmekanisme

Kanaler for innsending av klager:

  • Etablering av et varslingssystem for anonyme meldinger fra ansatte, leverandører og eksterne interessenter.
  • Tilgjengelige kanaler:
    • Nettportal: Sikkert, flerspråklig system.
    • E-post: [email protected]
    • Telefon: +49 (0) 232 57 44 78
    • Ekstern overholdelsesansvarlig: Advokat Axel Kapust.

Prosedyre for håndtering:

  • Klager undersøkes konfidensielt av overholdelsesansvarlig og relevante avdelinger.

Beskyttelse for varslere:

  • Konfidensialitet og beskyttelse mot gjengjeldelse for varslere som handler i god tro.

7. Rapportering

Intern rapportering:

  • Overholdelsesansvarlig rapporterer kvartalsvis til ledelsen om overholdelsesaktiviteter og klager.

Ekstern rapportering:

  • Årlig overholdelsesrapport om våre aktsomhetsarbeid.

8. Opplæring og bevisstgjøring

Ansattopplæring:

  • Årlige obligatoriske opplæringer for alle ansatte om menneskerettigheter, miljøstandarder og varslingssystemet.

Kommunikasjon:

  • Rammeverket kommuniseres via interne portaler, leverandørkontrakter og offentlige nettsteder.

9. Overvåking og gjennomgang

Regelmessige gjennomganger:

  • Årlig gjennomgang av rammeverkets effektivitet og lovmessige krav.

Kontinuerlig forbedring:

  • Tilpasninger basert på tilbakemeldinger og nye risikoer.

Nøkkelroller og ansvar

  • Ledelse (Tetiana Starosud): Overordnet ansvar og godkjenning av rammeverket.
  • Overholdelsesansvarlig (Advokat Axel Kapust): Overvåking av rammeverket, administrasjon av varslingssystemet og rapportering til ledelsen.
  • Avdelingsledere: Sikre overholdelse innen sine områder.
  • Ansatte: Overholde rammeverket og rapportere bekymringer.

Kontaktinformasjon

LEGIER BETEILIGUNGS MBH
Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin, Tyskland
Telefon: +49 (0) 30 232 57 447 - 0
Telefaks: +49 (0) 30 232 57 447 - 1
E-post: [email protected]

Overholdelsesansvarlig
Advokat Axel Kapust
Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Tyskland
Telefon: +49 (0) 232 57 44 78
E-post: [email protected]

Dette overholdelsesrammeverket sikrer at LEGIER og SCANDIC-merkevarer handler etisk og i samsvar med loven, med fokus på menneskerettigheter og miljøstandarder.