Retningslinjer for sentrale spørsmål om selskapsstyring
Innledning
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade og ScandicTrust er merkevarer under paraplyen til LEGIER Beteiligungs mbH, et tysk aksjeselskap med begrenset ansvar med registrert kontor i Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin (Forbundsrepublikken Tyskland).
De følgende retningslinjene sikrer ansvarlig, gjennomsiktig og lovlig selskapsstyring. De tar hensyn til bestemmelsene i Handelsgesetzbuch (HGB), loven om aksjeselskaper med begrenset ansvar (GmbHG), inntektsskatteloven (EStG) og loven om aktsomhet i forsyningskjeden (LkSG). Disse retningslinjene suppleres av et rammeverk for etterlevelse som sikrer overholdelse av aktsomhetsforpliktelser knyttet til menneskerettigheter og miljø i henhold til LkSG.
I. Daglig leders ansvar
Daglig leder i LEGIER Beteiligungs mbH er ansvarlig for ledelsen og representasjonen av selskapet i henhold til § 35 GmbHG. Han handler i aksjonærenes interesse, som han er ansvarlig overfor, og sikrer den langsiktige verdien av LEGIER Beteiligungs mbH og dets merkevarer. Han er underlagt de juridiske kravene i GmbHG, særlig aktsomhetsplikten i henhold til § 43 GmbHG, og er ansvarlig for korrekt regnskap og finansiell rapportering i henhold til § 238 HGB og § 242 HGB.
Skatteetterlevelse
Daglig leder sikrer overholdelse av skatteforpliktelser, inkludert:
- Rettidig innlevering av selvangivelser og betaling av skatter i henhold til loven om selskapsskatt (KStG).
- Tilbakeholdelse og overføring av lønnsskatt for ansatte og daglig leder i henhold til § 38 EStG.
- Tilbakeholdelse og overføring av kapitalgevinstskatt ved utdelinger i henhold til § 43 EStG.
- Sikre standard markedsvilkår i transaksjoner med nærstående parter for å unngå skjulte profittutdelinger i henhold til § 8 KStG.
- Om aktuelt, overholdelse av dokumentasjonskrav for internprising i henhold til § 1 AStG.
- Utstedelse av sertifikater for tilbakeholdte skatter i henhold til § 45a EStG.
Ved behov kan daglig leder konsultere skatterådgivere. Innenfor rammen av LkSG må skatteaspekter ved leverandørtransaksjoner vurderes, særlig tilbakeholdelse av skatter i henhold til § 50a EStG for betalinger til utenlandske leverandører.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Daglig leder er ansvarlig for implementeringen av etterlevelsesrammeverket i henhold til § 4 LkSG, som inkluderer:
- Overvåking av årlig risikoanalyse i henhold til § 5 LkSG.
- Implementering av forebyggende og korrigerende tiltak i henhold til § 6 LkSG.
- Etablering av en klageprosedyre i henhold til § 8 LkSG.
- Regelmessig rapportering i henhold til § 10 LkSG.
Han sikrer overholdelse av etiske standarder for å forhindre tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering og miljøskader.
II. Sammensetning av daglig leder
Ledelsen består av én daglig leder, utnevnt i henhold til § 37 GmbHG. Han handler uavhengig og objektivt, fri fra betydelige personlige eller forretningsmessige relasjoner som kan kompromittere hans uavhengighet.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Særlig vekt legges på ekspertise innen etterlevelse, spesielt med hensyn til menneskerettighets- og miljøstandarder i henhold til § 4 LkSG. Daglig leder må effektivt implementere etterlevelsesrammeverket og vurdere leverandører basert på etiske standarder i henhold til § 6 LkSG.
III. Utnevnelse av daglig leder
Utvelgelse av daglig leder
Aksjonærmøtet utnevner daglig leder i henhold til § 37 GmbHG, eventuelt basert på anbefaling fra en nominasjonskomité. Relevante kvalifikasjoner inkluderer:
- Forpliktelse til aksjonærenes interesser,
- Bransjekunnskap (eiendom, betalingsbehandling, yachtbygging, luftfart, handel, trusttjenester),
- Lederkvaliteter, etikk og integritet,
- Erfaring med risikostyring, økonomi og jus,
- Kunnskap om regnskap i henhold til §§ 242 ff. HGB,
- Skatteetterlevelse i henhold til EStG.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Erfaring med implementering av etterlevelsessystemer, spesielt risikoanalyse i henhold til § 5 LkSG og leverandørkontroller i henhold til § 6 LkSG, er påkrevd. Mangfold fremmes.
Daglig leder ved endring av oppgaver
Ved pensjonering eller endring av stilling vurderer aksjonærmøtet egnetheten av hans aktiviteter. Endringer må rapporteres umiddelbart.
IV. Atferdskodeks og forretningsetikk
Daglig leder og ansatte følger en atferdskodeks som fremmer etikk, integritet og lovlig etterlevelse. Daglig leder anvender aktsomheten til en forsiktig forretningsmann i henhold til § 43 GmbHG.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Atferdskodeksen er basert på policyerklæringen i henhold til § 4 LkSG og pålegger overholdelse av menneskerettighets- og miljøstandarder. Leverandører må følge en tilsvarende kodeks.
V. Daglig leders prestasjoner og etterfølger; Kompensasjon
Prestasjoner og etterfølger
Aksjonærmøtet vurderer regelmessig daglig leders prestasjoner og planlegger etterfølger årlig.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Prestasjonsevalueringen vurderer implementeringen av etterlevelsesrammeverket, spesielt risikoreduksjon i henhold til § 5 LkSG og klagehåndtering i henhold til § 8 LkSG.
Kompensasjon til daglig leder
Kompensasjonen fastsettes i henhold til § 38 GmbHG, i tråd med prestasjoner og markedsstandarder, og fremmer langsiktig verdiskaping og etterlevelse av LkSG. Den oppfyller skattekravene i henhold til § 38 EStG.
VI. Møter med daglig leder
Med én daglig leder er regelmessige møter ikke aktuelt. Han møter imidlertid regelmessig aksjonærmøtet i henhold til § 242 HGB.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Etterlevelsesproblemer, inkludert risikoer og klager i henhold til § 8 LkSG, er faste agendapunkter.
VII. Komiteer
Komiteer, som revisjons- eller nominasjonskomiteer, kan etableres i henhold til § 47 GmbHG.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
En etterlevelseskomité anbefales for å føre tilsyn med rammeverket i henhold til § 5 LkSG og § 8 LkSG.
VIII. Kommunikasjon med aksjonærer
Aksjonærer kan kontakte daglig leder via e-post ([email protected]) eller post (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin). Han gir informasjon i henhold til § 51a GmbHG. Ved utdelinger holdes skatter tilbake i henhold til § 43 EStG, og sertifikater utstedes i henhold til § 45a EStG.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Kommunikasjonen inkluderer klager i henhold til § 8 LkSG og etterlevelsesrevisjoner.
IX. Utnevnelse og avgang av daglig leder
Daglig leder utnevnes i henhold til § 38 GmbHG og kan avsettes for brudd på plikter.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Overholdelse av rammeverket i henhold til § 4 LkSG er et kriterium for utnevnelse og fortsatt tjeneste.
X. Regnskap og åpenhet
Selskapet overholder regnskapsregler (§ 238 HGB) og finansiell rapportering (§ 242 HGB). Årlige finansielle rapporter i henhold til § 264 HGB publiseres i henhold til § 325 HGB. Skattejusteringer gjøres i henhold til § 5 EStG, og fradragsberettigede kostnader i henhold til § 4 EStG.
Integrering av etterlevelsesrammeverket
Årsrapporten inneholder informasjon om etterlevelse av LkSG i henhold til § 10 LkSG.
Avsluttende merknad
Disse retningslinjene fremmer ansvarlig selskapsstyring, beskytter aksjonærenes interesser og sikrer etisk atferd gjennom etterlevelsesrammeverket og skatteetterlevelse.