دستورالعمل‌های مربوط به مسائل کلیدی حاکمیت شرکتی

مقدمه

اسکندیک استیت، اسکندیک پی، اسکندیک یاتس، اسکندیک فلای، اسکندیک ترید و اسکندیک تراست برندهایی هستند که تحت چتر LEGIER Beteiligungs mbH، یک شرکت با مسئولیت محدود آلمانی با دفتر ثبت‌شده در کورفورستندام 195، 10707 برلین (جمهوری فدرال آلمان) فعالیت می‌کنند.

دستورالعمل‌های زیر حاکمیت شرکتی مسئولانه، شفاف و مطابق با قانون را تضمین می‌کنند. این دستورالعمل‌ها مقررات قانون تجارت (HGB)، قانون شرکت‌های با مسئولیت محدود (GmbHG)، قانون مالیات بر درآمد (EStG) و قانون بررسی دقیق زنجیره تأمین (LkSG) را در نظر می‌گیرند. این دستورالعمل‌ها با چارچوب انطباق تکمیل می‌شوند که رعایت تعهدات بررسی دقیق حقوق بشر و محیط‌زیست را طبق LkSG تضمین می‌کند.

I. مسئولیت‌های مدیرعامل

مدیرعامل LEGIER Beteiligungs mbH طبق § 35 GmbHG مسئول مدیریت و نمایندگی شرکت است. او در راستای منافع سهامداران عمل می‌کند، که نسبت به آن‌ها پاسخگو است، و ارزش بلندمدت LEGIER Beteiligungs mbH و برندهای آن را تضمین می‌کند. او مشمول الزامات قانونی GmbHG، به‌ویژه وظیفه مراقبت طبق § 43 GmbHG است و مسئول حسابداری صحیح و گزارشگری مالی طبق §§ 238 HGB و 242 HGB می‌باشد.

انطباق مالیاتی

مدیرعامل رعایت تعهدات مالیاتی را تضمین می‌کند، از جمله:

• ارائه به‌موقع اظهارنامه‌های مالیاتی و پرداخت مالیات‌ها طبق قانون مالیات شرکت‌ها (KStG).
• کسر و انتقال مالیات بر دستمزد برای کارکنان و مدیرعامل طبق § 38 EStG.
• کسر و انتقال مالیات بر سود سرمایه در هنگام توزیع سود طبق § 43 EStG.
• تضمین شرایط استاندارد بازار در معاملات با اشخاص مرتبط برای جلوگیری از توزیع سود پنهان طبق § 8 KStG.
• رعایت مستندات قیمت‌گذاری انتقال طبق § 1 AStG، در صورت لزوم.
• صدور گواهی برای مالیات‌های کسرشده طبق § 45a EStG.

در صورت نیاز، مدیرعامل می‌تواند با مشاوران مالیاتی مشورت کند. در چارچوب LkSG، باید جنبه‌های مالیاتی در معاملات با تأمین‌کنندگان، به‌ویژه کسر مالیات طبق § 50a EStG برای پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان خارجی، در نظر گرفته شود.

ادغام چارچوب انطباق

مدیرعامل مسئول اجرای چارچوب انطباق طبق § 4 LkSG است که شامل موارد زیر می‌شود:

• نظارت بر تحلیل ریسک سالانه طبق § 5 LkSG.
• اجرای اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی طبق § 6 LkSG.
• ایجاد رویه شکایات طبق § 8 LkSG.
• گزارشگری منظم طبق § 10 LkSG.

او رعایت استانداردهای اخلاقی را برای جلوگیری از کار اجباری، کار کودکان، تبعیض و آسیب‌های زیست‌محیطی تضمین می‌کند.

II. ترکیب مدیرعامل

مدیریت از یک مدیرعامل تشکیل شده است که طبق § 37 GmbHG منصوب می‌شود. او به‌صورت مستقل و بی‌طرف عمل می‌کند و از روابط شخصی یا تجاری مهمی که ممکن است استقلال او را به خطر بیندازد، آزاد است.

ادغام چارچوب انطباق

تأکید ویژه‌ای بر تخصص انطباق، به‌ویژه در مورد استانداردهای حقوق بشر و محیط‌زیست طبق § 4 LkSG، وجود دارد. مدیرعامل باید چارچوب انطباق را به‌طور مؤثر اجرا کند و تأمین‌کنندگان را طبق استانداردهای اخلاقی § 6 LkSG ارزیابی کند.

III. انتصاب مدیرعامل

انتخاب مدیرعامل

مجمع عمومی سهامداران طبق § 37 GmbHG مدیرعامل را منصوب می‌کند، به‌صورت اختیاری بر اساس توصیه کمیته نامزدی. صلاحیت‌های مرتبط شامل موارد زیر است:

• تعهد به منافع سهامداران،
• دانش صنعت (املاک، پردازش پرداخت، ساخت یات، هوانوردی، تجارت، خدمات امانی)،
• ویژگی‌های رهبری، اخلاق و صداقت،
• تجربه در مدیریت ریسک، امور مالی و حقوق،
• دانش حسابداری طبق §§ 242 ff. HGB،
• انطباق مالیاتی طبق EStG.

ادغام چارچوب انطباق

تجربه در اجرای سیستم‌های انطباق، به‌ویژه تحلیل ریسک طبق § 5 LkSG و بررسی تأمین‌کنندگان طبق § 6 LkSG، موردنیاز است. تنوع تشویق می‌شود.

مدیرعامل در صورت تغییر وظایف

در صورت بازنشستگی یا تغییر موقعیت، مجمع عمومی سهامداران مناسب بودن فعالیت‌های او را بررسی می‌کند. تغییرات باید فوراً اطلاع داده شوند.

IV. آیین‌نامه رفتاری و اخلاق تجاری

مدیرعامل و کارکنان به آیین‌نامه رفتاری پایبند هستند که اخلاق، صداقت و انطباق قانونی را ترویج می‌دهد. مدیرعامل مراقبت یک تاجر محتاط را طبق § 43 GmbHG اعمال می‌کند.

ادغام چارچوب انطباق

آیین‌نامه رفتاری بر اساس بیانیه سیاست طبق § 4 LkSG است و رعایت استانداردهای حقوق بشر و محیط‌زیست را الزام می‌کند. تأمین‌کنندگان باید به آیین‌نامه مشابهی پایبند باشند.

V. عملکرد و جانشینی مدیرعامل؛ پاداش

عملکرد و جانشینی

مجمع عمومی سهامداران به‌طور منظم عملکرد مدیرعامل را ارزیابی کرده و سالانه جانشینی را برنامه‌ریزی می‌کند.

ادغام چارچوب انطباق

ارزیابی عملکرد، اجرای چارچوب انطباق را بررسی می‌کند، به‌ویژه کاهش ریسک طبق § 5 LkSG و رسیدگی به شکایات طبق § 8 LkSG.

پاداش مدیرعامل

پاداش طبق § 38 GmbHG تعیین می‌شود، با عملکرد و استانداردهای بازار هم‌راستا است و ایجاد ارزش بلندمدت و انطباق با LkSG را ترویج می‌دهد. این پاداش با الزامات مالیاتی طبق § 38 EStG مطابقت دارد.

VI. جلسات مدیرعامل

با وجود یک مدیرعامل، جلسات منظم اعمال نمی‌شود. با این حال، او طبق § 242 HGB به‌طور منظم با مجمع عمومی سهامداران ملاقات می‌کند.

ادغام چارچوب انطباق

مسائل انطباق، از جمله ریسک‌ها و شکایات طبق § 8 LkSG، اقلام منظم دستور کار هستند.

VII. کمیته‌ها

کمیته‌هایی مانند کمیته‌های حسابرسی یا نامزدی می‌توانند طبق § 47 GmbHG تأسیس شوند.

ادغام چارچوب انطباق

تأسیس یک کمیته انطباق برای نظارت بر چارچوب طبق §§ 5 LkSG و 8 LkSG توصیه می‌شود.

VIII. ارتباط با سهامداران

سهامداران می‌توانند از طریق ایمیل ([email protected]) یا پست (Kurfürstendamm 195, 10707 برلین) با مدیرعامل تماس بگیرند. او طبق § 51a GmbHG اطلاعات ارائه می‌دهد. برای توزیع‌ها، مالیات‌ها طبق § 43 EStG کسر می‌شوند و گواهی‌ها طبق § 45a EStG صادر می‌شوند.

ادغام چارچوب انطباق

ارتباط شامل شکایات طبق § 8 LkSG و ممیزی‌های انطباق است.

IX. انتصاب و استعفای مدیرعامل

مدیرعامل طبق § 38 GmbHG منصوب می‌شود و ممکن است به دلیل نقض وظایف برکنار شود.

ادغام چارچوب انطباق

رعایت چارچوب طبق § 4 LkSG معیاری برای انتصاب و ادامه کار است.

X. حسابداری و شفافیت

شرکت از مقررات حسابداری (§ 238 HGB) و گزارشگری مالی (§ 242 HGB) پیروی می‌کند. صورت‌های مالی سالانه طبق § 264 HGB طبق § 325 HGB منتشر می‌شوند. تعدیلات مالیاتی طبق § 5 EStG انجام می‌شود و هزینه‌های قابل کسر طبق § 4 EStG تعیین می‌شود.

ادغام چارچوب انطباق

گزارش سالانه شامل اطلاعات مربوط به انطباق با LkSG طبق § 10 LkSG است.

یادداشت نهایی

این دستورالعمل‌ها حاکمیت شرکتی مسئولانه را ترویج می‌دهند، از منافع سهامداران محافظت می‌کنند و رفتار اخلاقی را از طریق چارچوب انطباق و انطباق مالیاتی تضمین می‌کنند.