Ramowy Program Zgodności dla LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Wprowadzenie

Cel: Niniejszy Ramowy Program Zgodności zapewnia, że LEGIER BETEILIGUNGS MBH (dalej „LEGIER“, „my“ lub „nas“) oraz powiązane marki SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST i SCANDIC TRADE (dalej „Marki SCANDIC“) przestrzegają wymogów prawnych, standardów etycznych oraz najlepszych praktyk, w szczególności w odniesieniu do obowiązków staranności w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska. Celem jest unikanie, rozpoznawanie i minimalizowanie ryzyk w naszych działaniach biznesowych i łańcuchach dostaw.

Podstawa prawna: Program opiera się na niemieckich przepisach, w szczególności na ustawie o należytej staranności w łańcuchach dostaw (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG), która nakłada obowiązki w zakresie ochrony praw człowieka i środowiska w łańcuchach dostaw.

2. Zakres stosowania

Objęte podmioty: Dotyczy LEGIER BETEILIGUNGS MBH oraz wszystkich Marek SCANDIC.

Zakres łańcucha dostaw: Obejmuje wszystkich bezpośrednich dostawców oraz, w razie potrzeby, pośrednich dostawców zaangażowanych w produkcję i dostarczanie towarów oraz usług dla LEGIER i Marek SCANDIC.

3. Zarządzanie ryzykiem

Proces oceny ryzyka:

  • Coroczna analiza ryzyka w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk związanych z prawami człowieka i środowiskiem w naszych działaniach i łańcuchach dostaw.
  • Ocena ryzyk na podstawie ich wagi, prawdopodobieństwa wystąpienia oraz naszego wpływu na ich łagodzenie.

Strategie minimalizacji ryzyka:

  • Opracowanie i wdrażanie planów działań dla zidentyfikowanych ryzyk, w tym współpraca z dostawcami, działania korygujące oraz, w razie potrzeby, zakończenie relacji biznesowych.
  • Pełnomocnik ds. zgodności nadzoruje realizację tych strategii.

4. Oświadczenie zasad

Zobowiązanie: LEGIER zobowiązuje się do przestrzegania praw człowieka i standardów środowiskowych we wszystkich działaniach biznesowych, w tym zapobiegania pracy przymusowej, pracy dzieci, dyskryminacji oraz degradacji środowiska.

Oczekiwania wobec dostawców: Dostawcy muszą przestrzegać tych samych standardów i stosować się do naszego kodeksu postępowania dla dostawców.

5. Procesy należytej staranności

Ocena i wybór dostawców:

  • Nowi dostawcy podlegają ocenie due diligence.
  • Istniejący dostawcy są regularnie kontrolowani poprzez audyty.

Monitorowanie i audyty:

  • Regularne audyty u dostawców obarczonych ryzykiem, przeprowadzane wewnętrznie lub przez strony trzecie.

Działania korygujące:

  • W przypadku naruszeń dostawcy muszą w określonym terminie wdrożyć działania korygujące, w przeciwnym razie grozi im rozwiązanie umowy.

6. Mechanizm skarg

Kanały zgłaszania skarg:

  • Utworzenie systemu sygnalizowania nieprawidłowości umożliwiającego anonimowe zgłoszenia przez pracowników, dostawców i zewnętrznych interesariuszy.
  • Dostępne kanały:
    • Portal online: Bezpieczny, wielojęzyczny system.
    • E-mail: [email protected]
    • Telefon: +49 (0) 232 57 44 78
    • Zewnętrzny Pełnomocnik ds. zgodności: Adwokat Axel Kapust.

Procedura rozpatrywania:

  • Skargi są poufnie rozpatrywane przez Pełnomocnika ds. zgodności oraz odpowiednie działy.

Ochrona sygnalistów:

  • Poufność i ochrona przed działaniami odwetowymi dla sygnalistów działających w dobrej wierze.

7. Raportowanie

Raportowanie wewnętrzne:

  • Pełnomocnik ds. zgodności składa kwartalne raporty zarządowi na temat działań zgodności i skarg.

Raportowanie zewnętrzne:

  • Roczny raport zgodności dotyczący naszych działań w zakresie należytej staranności.

8. Szkolenia i podnoszenie świadomości

Szkolenia dla pracowników:

  • Obowiązkowe coroczne szkolenia dla wszystkich pracowników na temat praw człowieka, standardów środowiskowych i systemu sygnalizowania nieprawidłowości.

Komunikacja:

  • Program jest przekazywany za pośrednictwem wewnętrznych portali, umów z dostawcami oraz publicznych stron internetowych.

9. Monitorowanie i przegląd

Regularne przeglądy:

  • Coroczny przegląd programu pod kątem skuteczności i zgodności z wymogami prawnymi.

Ciągłe doskonalenie:

  • Dostosowania na podstawie opinii i nowych ryzyk.

Kluczowe role i obowiązki

  • Zarząd (Tetiana Starosud): Ogólna odpowiedzialność i zatwierdzenie programu.
  • Pełnomocnik ds. zgodności (Adwokat Axel Kapust): Nadzór nad programem, zarządzanie systemem sygnalizowania nieprawidłowości oraz raportowanie zarządowi.
  • Kierownicy działów: Zapewnienie zgodności w swoich obszarach.
  • Pracownicy: Przestrzeganie programu i zgłaszanie obaw.

Informacje kontaktowe

LEGIER BETEILIGUNGS MBH
Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin, Niemcy
Telefon: +49 (0) 30 232 57 447 - 0
Faks: +49 (0) 30 232 57 447 - 1
E-mail: [email protected]

Pełnomocnik ds. zgodności
Adwokat Axel Kapust
Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Niemcy
Telefon: +49 (0) 232 57 44 78
E-mail: [email protected]

Niniejszy Ramowy Program Zgodności zapewnia, że LEGIER oraz Marki SCANDIC działają etycznie i zgodnie z prawem, ze szczególnym uwzględnieniem praw człowieka i standardów środowiskowych.