Usmernenia k dôležitým otázkam správy a riadenia spoločností

 

Úvod

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade a Scandic Group sú ochranné známky spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH, nemeckej spoločnosti s ručením obmedzeným so sídlom na Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlín (Spolková republika Nemecko).

Nasledujúce usmernenia zabezpečujú zodpovedné, transparentné a právne vyhovujúce riadenie spoločnosti. Zohľadňujú ustanovenia nemeckého obchodného zákonníka (HGB), nemeckého zákona o spoločnostiach s ručením obmedzeným (GmbHG), nemeckého zákona o dani z príjmu (EStG) a nemeckého zákona o náležitej starostlivosti v dodávateľskom reťazci (LkSG). Dopĺňa ich rámec dodržiavania predpisov, ktorý zabezpečuje dodržiavanie povinností v oblasti ľudských práv a náležitej starostlivosti v oblasti životného prostredia v súlade so zákonom LkSG.

 

I. Zodpovednosť vedenia

Konateľ spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH je zodpovedný za riadenie a zastupovanie spoločnosti v súlade s § 35 GmbHG. Koná v záujme spoločníkov, ktorým sa zodpovedá, a chráni dlhodobú hodnotu spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH a jej značiek. Podlieha zákonným požiadavkám GmbHG, najmä povinnosti starostlivosti podľa § 43 GmbHG, a zodpovedá za riadne vedenie účtovníctva a účtovníctva podľa § 238 HGB a § 242 HGB.

 

Dodržiavanie daňových predpisov

Výkonný riaditeľ zabezpečuje dodržiavanie daňových povinností vrátane:

  • Včasné podávanie daňových priznaní a platenie daní v súlade s nemeckým zákonom o dani z príjmov právnických osôb (KStG).
  • Zrážka a odvod dane z príjmu pre zamestnancov a konateľov v súlade s § 38 EStG.
  • Zrážka a platba dane z kapitálových výnosov pri výplate v súlade s § 43 EStG.
  • Zabezpečenie podmienok nezávislého vzťahu pri transakciách so spriaznenými osobami s cieľom zabrániť skrytému rozdeleniu zisku v súlade s § 8 KStG.
  • Dodržiavanie dokumentácie o transferovom oceňovaní v súlade s oddielom 1 AStG, ak sa uplatňuje.
  • Poskytnutie potvrdení o zrážke dane v súlade s § 45a EStG.

V prípade potreby sa konateľ môže poradiť s daňovými poradcami. V rámci LkSG sa musia zohľadniť daňové aspekty dodávateľských transakcií, najmä zrážka dane podľa § 50a nemeckého zákona o dani z príjmov (EStG) pri platbách zahraničným dodávateľom.

 

Integrácia rámca súladu

Generálny riaditeľ je zodpovedný za implementáciu rámca súladu v súlade s oddielom 4 LkSG, ktorý zahŕňa:

  • Monitorovanie ročnej analýzy rizík v súlade s § 5 LkSG.
  • Vykonávanie preventívnych a nápravných opatrení v súlade s § 6 LkSG.
  • Zavedenie reklamačného konania v súlade s § 8 LkSG.
  • Pravidelné podávanie správ v súlade s § 10 LkSG.

Zabezpečuje dodržiavanie etických noriem, aby sa zabránilo nútenej práci, detskej práci, diskriminácii a ničeniu životného prostredia.

 

II Zloženie správnej rady

Vedenie pozostáva z konateľa, ktorý je vymenovaný v súlade s § 37 GmbHG. Koná nezávisle a objektívne, bez akýchkoľvek významných osobných alebo obchodných vzťahov, ktoré by mohli ohroziť jeho nezávislosť.

 

Integrácia rámca súladu

Počas výberového konania sa kladie osobitný dôraz na znalosti v oblasti dodržiavania predpisov, najmä pokiaľ ide o ľudské práva a environmentálne normy v súlade s oddielom 4 LkSG. Generálny riaditeľ musí účinne uplatňovať rámec dodržiavania predpisov a kontrolovať dodávateľov z hľadiska etických noriem v súlade s oddielom 6 LkSG.

 

III Vymenovanie správnej rady

Výber generálneho riaditeľa

Valné zhromaždenie vymenúva konateľa v súlade s § 37 GmbHG, prípadne na základe odporúčania výboru pre menovanie. Medzi príslušné kvalifikácie patria:

  • Záväzok voči záujmom akcionárov,
  • Znalosť odvetvia (nehnuteľnosti, platobné transakcie, stavba jácht, letectvo, obchod, fiduciárne služby),
  • Vodcovské vlastnosti, etika a bezúhonnosť,
  • Skúsenosti v oblasti riadenia rizík, financií a práva,
  • Znalosť účtovníctva v súlade s §§ 242 a nasl. HGB,
  • Dodržiavanie daňových predpisov podľa EStG.

 

Integrácia rámca súladu

Vyžadujú sa skúsenosti so zavádzaním systémov dodržiavania predpisov, najmä s analýzou rizík v súlade s oddielom 5 LkSG a s auditmi dodávateľov v súlade s oddielom 6 LkSG. Podporuje sa rozmanitosť.

 

výkonný riaditeľ v prípade zmeny jeho povinností

V prípade odchodu do dôchodku alebo zmeny funkcie zhromaždenie akcionárov preskúma vhodnosť jeho činnosti. Zmeny sa musia bezodkladne nahlásiť.

 

IV. Kódex správania a etiky v podnikaní

Generálny riaditeľ a zamestnanci dodržiavajú kódex správania, ktorý podporuje etiku, integritu a právne predpisy. V súlade s § 43 nemeckého zákona o spoločnostiach s ručením obmedzeným (GmbHG) konateľ vykonáva starostlivosť obozretného manažéra.

Integrácia rámca súladu

Kódex správania vychádza z Deklarácie zásad podľa § 4 LkSG a vyžaduje dodržiavanie ľudských práv a environmentálnych noriem. Dodávatelia musia dodržiavať zodpovedajúci kódex.

 

V. Výkonnosť a nástupníctvo správnej rady; odmeňovanie

 

Výkonnosť a nástupníctvo

Zhromaždenie akcionárov pravidelne hodnotí výkonnosť generálneho riaditeľa a každoročne plánuje jeho nástupníctvo.

 

Integrácia rámca súladu

V rámci hodnotenia výkonnosti sa hodnotí implementácia rámca súladu, najmä minimalizácia rizík v súlade s oddielom 5 LkSG a vybavovanie sťažností v súlade s oddielom 8 LkSG.

 

Odmeňovanie manažmentu

Odmeňovanie sa určuje v súlade s § 38 GmbHG, je založené na výkonnosti a trhových štandardoch a podporuje dlhodobé vytváranie hodnoty a dodržiavanie LkSG. Spĺňa daňové požiadavky v súlade s § 38 EStG.

 

VI Zasadnutia správnej rady

Neexistujú žiadne pravidelné stretnutia riadiaceho pracovníka. Pravidelne sa však stretáva so zhromaždením spoločníkov v súlade s § 242 Obchodného zákonníka.

 

Integrácia rámca súladu

Otázky dodržiavania predpisov vrátane rizík a sťažností v súlade s oddielom 8 LkSG sú pravidelnými bodmi programu.

 

VII Výbory

Výbory, ako napríklad výbor pre audit alebo výbor pre menovanie, môžu byť zriadené v súlade s § 47 GmbHG.

 

Integrácia rámca súladu

Odporúča sa zriadiť výbor pre súlad, ktorý by monitoroval rámec v súlade s oddielom 5 LkSG a oddielom 8 LkSG.

 

VIII Komunikácia s akcionármi

Akcionári môžu kontaktovať výkonného riaditeľa e-mailom (info@legier-beteiligungs.de) alebo listom (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Poskytuje informácie v súlade s § 51a GmbHG. V prípade výplat sa dane zrážajú v súlade s § 43 EStG a poskytujú sa potvrdenia v súlade s § 45a EStG.

 

Integrácia rámca súladu

Komunikácia zahŕňa sťažnosti v súlade s oddielom 8 LkSG a audity súladu.

 

IX. Vymenovanie a odstúpenie výkonného riaditeľa

Konateľ je vymenovaný v súlade s § 38 GmbHG a môže byť odvolaný v prípade porušenia povinností.

 

Integrácia rámca súladu

Dodržiavanie rámca súladu v súlade s oddielom 4 LkSG je kritériom pre vymenovanie a pokračovanie vo funkcii.

 

X. Účtovníctvo a transparentnosť

Spoločnosť dodržiava predpisy o vedení účtovníctva (§ 238 HGB) a účtovníctva (§ 242 HGB). Ročná účtovná závierka podľa § 264 HGB je zverejnená v súlade s § 325 HGB. Daňové úpravy sa vykonávajú v súlade s § 5 EStG, odpočítateľné náklady v súlade s § 4 EStG.

 

Integrácia rámca súladu

Výročná správa obsahuje informácie o dodržiavaní LkSG v súlade s § 10 LkSG.

 

Záverečné poznámky

Tieto usmernenia podporujú zodpovedné riadenie spoločností, ktoré chráni záujmy akcionárov a zabezpečuje etické správanie prostredníctvom rámcov dodržiavania predpisov a daňovej konformity.