Smernice k kľúčovým otázkam podnikového riadenia

Úvod

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade a ScandicTrust sú značky pod záštitou LEGIER Beteiligungs mbH, nemeckej spoločnosti s ručením obmedzeným so sídlom na adrese Kurfürstendamm 195, 10707 Berlín (Spolková republika Nemecko).

Nasledujúce smernice zabezpečujú zodpovedné, transparentné a zákonné podnikové riadenie. Zohľadňujú ustanovenia Obchodného zákonníka (HGB), Zákona o spoločnostiach s ručením obmedzeným (GmbHG), Zákona o dani z príjmov (EStG) a Zákona o starostlivosti v dodávateľskom reťazci (LkSG). Tieto smernice sú doplnené rámcom dodržiavania predpisov, ktorý zabezpečuje plnenie povinností starostlivosti v oblasti ľudských práv a životného prostredia v súlade s LkSG.

I. Zodpovednosti konateľa

Konateľ spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH je zodpovedný za riadenie a zastupovanie spoločnosti v súlade s § 35 GmbHG. Koná v záujme akcionárov, voči ktorým je zodpovedný, a zabezpečuje dlhodobú hodnotu spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH a jej značiek. Podlieha právnym požiadavkám GmbHG, najmä povinnosti starostlivosti podľa § 43 GmbHG, a je zodpovedný za správne účtovníctvo a finančné výkazníctvo podľa § 238 HGB a § 242 HGB.

Dodržiavanie daňových predpisov

Konateľ zabezpečuje plnenie daňových povinností, vrátane:

  • Včasného podávania daňových priznaní a platenia daní v súlade so Zákonom o dani z príjmov právnických osôb (KStG).
  • Zrážanie a odvádzanie dane zo mzdy pre zamestnancov a konateľa podľa § 38 EStG.
  • Zrážanie a odvádzanie dane z kapitálových výnosov pri výplatách podľa § 43 EStG.
  • Zabezpečenie štandardných trhových podmienok pri transakciách s prepojenými stranami, aby sa predišlo skrytým distribúciám zisku podľa § 8 KStG.
  • Ak je to relevantné, dodržiavanie dokumentačných požiadaviek na transferové ceny podľa § 1 AStG.
  • Vydávanie osvedčení o zrazených daniach podľa § 45a EStG.

V prípade potreby môže konateľ konzultovať s daňovými poradcami. V rámci LkSG je potrebné zohľadniť daňové aspekty transakcií s dodávateľmi, najmä zrážanie daní podľa § 50a EStG pri platbách zahraničným dodávateľom.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Konateľ je zodpovedný za implementáciu rámca dodržiavania predpisov podľa § 4 LkSG, ktorý zahŕňa:

  • Dohľad nad ročnou analýzou rizík podľa § 5 LkSG.
  • Implementáciu preventívnych a nápravných opatrení podľa § 6 LkSG.
  • Zavedenie postupu pre sťažnosti podľa § 8 LkSG.
  • Pravidelné podávanie správ podľa § 10 LkSG.

Zabezpečuje dodržiavanie etických noriem na predchádzanie nútenej práci, detskej práci, diskriminácii a environmentálnym škodám.

II. Zloženie konateľa

Vedenie pozostáva z jedného konateľa, vymenovaného podľa § 37 GmbHG. Koná nezávisle a objektívne, bez významných osobných alebo obchodných vzťahov, ktoré by mohli ohroziť jeho nezávislosť.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Osobitný dôraz sa kladie na odbornosť v oblasti dodržiavania predpisov, najmä pokiaľ ide o normy ľudských práv a životného prostredia podľa § 4 LkSG. Konateľ musí efektívne implementovať rámec dodržiavania predpisov a hodnotiť dodávateľov podľa etických noriem podľa § 6 LkSG.

III. Vymenovanie konateľa

Výber konateľa

Valné zhromaždenie akcionárov vymenúva konateľa podľa § 37 GmbHG, prípadne na základe odporúčania nominačného výboru. Relevantné kvalifikácie zahŕňajú:

  • Záväzok voči záujmom akcionárov,
  • Znalosti odvetvia (nehnuteľnosti, spracovanie platieb, výstavba jácht, letectvo, obchod, fiduciárne služby),
  • Vodcovské kvality, etika a integrita,
  • Skúsenosti s riadením rizík, financiami a právom,
  • Znalosti účtovníctva podľa §§ 242 ff. HGB,
  • Dodržiavanie daňových predpisov podľa EStG.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Vyžadujú sa skúsenosti s implementáciou systémov dodržiavania predpisov, najmä analýzy rizík podľa § 5 LkSG a kontroly dodávateľov podľa § 6 LkSG. Rozmanitosť je podporovaná.

Konateľ v prípade zmeny povinností

V prípade odchodu do dôchodku alebo zmeny pozície valné zhromaždenie akcionárov posudzuje vhodnosť jeho činností. Zmeny musia byť okamžite oznámené.

IV. Kódex správania a obchodná etika

Konateľ a zamestnanci dodržiavajú kódex správania, ktorý podporuje etiku, integritu a zákonné dodržiavanie predpisov. Konateľ uplatňuje starostlivosť obozretného podnikateľa podľa § 43 GmbHG.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Kódex správania je založený na politickom vyhlásení podľa § 4 LkSG a ukladá povinnosť dodržiavať normy ľudských práv a životného prostredia. Dodávatelia musia dodržiavať zodpovedajúci kódex.

V. Výkonnosť a nástupníctvo konateľa; Odmena

Výkonnosť a nástupníctvo

Valné zhromaždenie akcionárov pravidelne hodnotí výkonnosť konateľa a každoročne plánuje nástupníctvo.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Hodnotenie výkonnosti posudzuje implementáciu rámca dodržiavania predpisov, najmä zmierňovanie rizík podľa § 5 LkSG a spravovanie sťažností podľa § 8 LkSG.

Odmena konateľa

Odmena je určená podľa § 38 GmbHG, v súlade s výkonnosťou a trhovými štandardmi, a podporuje dlhodobú tvorbu hodnoty a dodržiavanie LkSG. Spĺňa daňové požiadavky podľa § 38 EStG.

VI. Zasadnutia konateľa

S jedným konateľom sa pravidelné zasadnutia neuplatňujú. Konateľ sa však pravidelne stretáva s valným zhromaždením akcionárov podľa § 242 HGB.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Otázky dodržiavania predpisov, vrátane rizík a sťažností podľa § 8 LkSG, sú pravidelnými bodmi programu.

VII. Výbory

Výbory, ako napríklad audítorské alebo nominačné výbory, môžu byť zriadené podľa § 47 GmbHG.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Odporúča sa zriadenie výboru pre dodržiavanie predpisov na dohľad nad rámcom podľa § 5 LkSG a § 8 LkSG.

VIII. Komunikácia s akcionármi

Akcionári môžu kontaktovať konateľa prostredníctvom e-mailu ([email protected]) alebo poštou (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlín). Poskytuje informácie podľa § 51a GmbHG. Pri výplatách sú dane zrazené podľa § 43 EStG a osvedčenia sú vydané podľa § 45a EStG.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Komunikácia zahŕňa sťažnosti podľa § 8 LkSG a audity dodržiavania predpisov.

IX. Vymenovanie a odstúpenie konateľa

Konateľ je vymenovaný podľa § 38 GmbHG a môže byť odvolaný za porušenie povinností.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Dodržiavanie rámca podľa § 4 LkSG je kritériom pre vymenovanie a pokračovanie vo funkcii.

X. Účtovníctvo a transparentnosť

Spoločnosť dodržiava účtovné predpisy (§ 238 HGB) a finančné výkazníctvo (§ 242 HGB). Ročné finančné výkazy podľa § 264 HGB sú zverejnené podľa § 325 HGB. Daňové úpravy sa vykonávajú podľa § 5 EStG a odpočítateľné výdavky podľa § 4 EStG.

Integrácia rámca dodržiavania predpisov

Ročná správa obsahuje informácie o dodržiavaní LkSG podľa § 10 LkSG.

Záverečná poznámka

Tieto smernice podporujú zodpovedné podnikové riadenie, chránia záujmy akcionárov a zabezpečujú etické správanie prostredníctvom rámca dodržiavania predpisov a daňovej zhody.