Smernice k kľúčovým otázkam podnikového riadenia
Úvod
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade a ScandicTrust sú značky pod záštitou LEGIER Beteiligungs mbH, nemeckej spoločnosti s ručením obmedzeným so sídlom na adrese Kurfürstendamm 195, 10707 Berlín (Spolková republika Nemecko).
Nasledujúce smernice zabezpečujú zodpovedné, transparentné a zákonné podnikové riadenie. Zohľadňujú ustanovenia Obchodného zákonníka (HGB), Zákona o spoločnostiach s ručením obmedzeným (GmbHG), Zákona o dani z príjmov (EStG) a Zákona o starostlivosti v dodávateľskom reťazci (LkSG). Tieto smernice sú doplnené rámcom dodržiavania predpisov, ktorý zabezpečuje plnenie povinností starostlivosti v oblasti ľudských práv a životného prostredia v súlade s LkSG.
I. Zodpovednosti konateľa
Konateľ spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH je zodpovedný za riadenie a zastupovanie spoločnosti v súlade s § 35 GmbHG. Koná v záujme akcionárov, voči ktorým je zodpovedný, a zabezpečuje dlhodobú hodnotu spoločnosti LEGIER Beteiligungs mbH a jej značiek. Podlieha právnym požiadavkám GmbHG, najmä povinnosti starostlivosti podľa § 43 GmbHG, a je zodpovedný za správne účtovníctvo a finančné výkazníctvo podľa § 238 HGB a § 242 HGB.
Dodržiavanie daňových predpisov
Konateľ zabezpečuje plnenie daňových povinností, vrátane:
- Včasného podávania daňových priznaní a platenia daní v súlade so Zákonom o dani z príjmov právnických osôb (KStG).
- Zrážanie a odvádzanie dane zo mzdy pre zamestnancov a konateľa podľa § 38 EStG.
- Zrážanie a odvádzanie dane z kapitálových výnosov pri výplatách podľa § 43 EStG.
- Zabezpečenie štandardných trhových podmienok pri transakciách s prepojenými stranami, aby sa predišlo skrytým distribúciám zisku podľa § 8 KStG.
- Ak je to relevantné, dodržiavanie dokumentačných požiadaviek na transferové ceny podľa § 1 AStG.
- Vydávanie osvedčení o zrazených daniach podľa § 45a EStG.
V prípade potreby môže konateľ konzultovať s daňovými poradcami. V rámci LkSG je potrebné zohľadniť daňové aspekty transakcií s dodávateľmi, najmä zrážanie daní podľa § 50a EStG pri platbách zahraničným dodávateľom.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Konateľ je zodpovedný za implementáciu rámca dodržiavania predpisov podľa § 4 LkSG, ktorý zahŕňa:
- Dohľad nad ročnou analýzou rizík podľa § 5 LkSG.
- Implementáciu preventívnych a nápravných opatrení podľa § 6 LkSG.
- Zavedenie postupu pre sťažnosti podľa § 8 LkSG.
- Pravidelné podávanie správ podľa § 10 LkSG.
Zabezpečuje dodržiavanie etických noriem na predchádzanie nútenej práci, detskej práci, diskriminácii a environmentálnym škodám.
II. Zloženie konateľa
Vedenie pozostáva z jedného konateľa, vymenovaného podľa § 37 GmbHG. Koná nezávisle a objektívne, bez významných osobných alebo obchodných vzťahov, ktoré by mohli ohroziť jeho nezávislosť.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Osobitný dôraz sa kladie na odbornosť v oblasti dodržiavania predpisov, najmä pokiaľ ide o normy ľudských práv a životného prostredia podľa § 4 LkSG. Konateľ musí efektívne implementovať rámec dodržiavania predpisov a hodnotiť dodávateľov podľa etických noriem podľa § 6 LkSG.
III. Vymenovanie konateľa
Výber konateľa
Valné zhromaždenie akcionárov vymenúva konateľa podľa § 37 GmbHG, prípadne na základe odporúčania nominačného výboru. Relevantné kvalifikácie zahŕňajú:
- Záväzok voči záujmom akcionárov,
- Znalosti odvetvia (nehnuteľnosti, spracovanie platieb, výstavba jácht, letectvo, obchod, fiduciárne služby),
- Vodcovské kvality, etika a integrita,
- Skúsenosti s riadením rizík, financiami a právom,
- Znalosti účtovníctva podľa §§ 242 ff. HGB,
- Dodržiavanie daňových predpisov podľa EStG.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Vyžadujú sa skúsenosti s implementáciou systémov dodržiavania predpisov, najmä analýzy rizík podľa § 5 LkSG a kontroly dodávateľov podľa § 6 LkSG. Rozmanitosť je podporovaná.
Konateľ v prípade zmeny povinností
V prípade odchodu do dôchodku alebo zmeny pozície valné zhromaždenie akcionárov posudzuje vhodnosť jeho činností. Zmeny musia byť okamžite oznámené.
IV. Kódex správania a obchodná etika
Konateľ a zamestnanci dodržiavajú kódex správania, ktorý podporuje etiku, integritu a zákonné dodržiavanie predpisov. Konateľ uplatňuje starostlivosť obozretného podnikateľa podľa § 43 GmbHG.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Kódex správania je založený na politickom vyhlásení podľa § 4 LkSG a ukladá povinnosť dodržiavať normy ľudských práv a životného prostredia. Dodávatelia musia dodržiavať zodpovedajúci kódex.
V. Výkonnosť a nástupníctvo konateľa; Odmena
Výkonnosť a nástupníctvo
Valné zhromaždenie akcionárov pravidelne hodnotí výkonnosť konateľa a každoročne plánuje nástupníctvo.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Hodnotenie výkonnosti posudzuje implementáciu rámca dodržiavania predpisov, najmä zmierňovanie rizík podľa § 5 LkSG a spravovanie sťažností podľa § 8 LkSG.
Odmena konateľa
Odmena je určená podľa § 38 GmbHG, v súlade s výkonnosťou a trhovými štandardmi, a podporuje dlhodobú tvorbu hodnoty a dodržiavanie LkSG. Spĺňa daňové požiadavky podľa § 38 EStG.
VI. Zasadnutia konateľa
S jedným konateľom sa pravidelné zasadnutia neuplatňujú. Konateľ sa však pravidelne stretáva s valným zhromaždením akcionárov podľa § 242 HGB.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Otázky dodržiavania predpisov, vrátane rizík a sťažností podľa § 8 LkSG, sú pravidelnými bodmi programu.
VII. Výbory
Výbory, ako napríklad audítorské alebo nominačné výbory, môžu byť zriadené podľa § 47 GmbHG.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Odporúča sa zriadenie výboru pre dodržiavanie predpisov na dohľad nad rámcom podľa § 5 LkSG a § 8 LkSG.
VIII. Komunikácia s akcionármi
Akcionári môžu kontaktovať konateľa prostredníctvom e-mailu ([email protected]) alebo poštou (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlín). Poskytuje informácie podľa § 51a GmbHG. Pri výplatách sú dane zrazené podľa § 43 EStG a osvedčenia sú vydané podľa § 45a EStG.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Komunikácia zahŕňa sťažnosti podľa § 8 LkSG a audity dodržiavania predpisov.
IX. Vymenovanie a odstúpenie konateľa
Konateľ je vymenovaný podľa § 38 GmbHG a môže byť odvolaný za porušenie povinností.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Dodržiavanie rámca podľa § 4 LkSG je kritériom pre vymenovanie a pokračovanie vo funkcii.
X. Účtovníctvo a transparentnosť
Spoločnosť dodržiava účtovné predpisy (§ 238 HGB) a finančné výkazníctvo (§ 242 HGB). Ročné finančné výkazy podľa § 264 HGB sú zverejnené podľa § 325 HGB. Daňové úpravy sa vykonávajú podľa § 5 EStG a odpočítateľné výdavky podľa § 4 EStG.
Integrácia rámca dodržiavania predpisov
Ročná správa obsahuje informácie o dodržiavaní LkSG podľa § 10 LkSG.
Záverečná poznámka
Tieto smernice podporujú zodpovedné podnikové riadenie, chránia záujmy akcionárov a zabezpečujú etické správanie prostredníctvom rámca dodržiavania predpisov a daňovej zhody.