Riktlinjer för viktiga bolagsstyrningsfrågor

Inledning

ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade och Scandic Group är varumärken som tillhör LEGIER Beteiligungs mbH, ett tyskt aktiebolag med säte på Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin (Förbundsrepubliken Tyskland).

Följande riktlinjer säkerställer en ansvarsfull, transparent och rättsenlig bolagsstyrning. De tar hänsyn till bestämmelserna i den tyska handelslagen (HGB), den tyska lagen om aktiebolag (GmbHG), den tyska inkomstskattelagen (EStG) och den tyska lagen om due diligence för leverantörskedjan (LkSG). De kompletteras av ett ramverk för efterlevnad som säkerställer efterlevnad av mänskliga rättigheter och miljömässiga due diligence-krav i enlighet med LkSG.

I. Företagsledningens ansvar

LEGIER Beteiligungs mbH:s verkställande direktör är ansvarig för ledningen och representationen av företaget i enlighet med § 35 GmbHG. Han agerar i aktieägarnas intresse, inför vilka han är ansvarig, och säkerställer det långsiktiga värdet av LEGIER Beteiligungs mbH och dess varumärken. Han är underkastad de lagstadgade kraven i GmbHG, särskilt omsorgsplikten enligt § 43 GmbHG, och ansvarar för korrekt bokföring och redovisning enligt § 238 HGB och § 242 HGB.

Efterlevnad av skatteregler

Verkställande direktören säkerställer efterlevnad av skatteförpliktelser, inklusive:

Inlämnande av skattedeklarationer i tid och betalning av skatter i enlighet med den tyska lagen om bolagsskatt (KStG).
Innehållande och betalning av inkomstskatt för anställda och verkställande direktörer i enlighet med § 38 EStG.
Innehållande och betalning av kapitalvinstskatt på utdelningar i enlighet med § 43 EStG.
Säkerställa armlängdsvillkor för transaktioner med närstående parter för att undvika dolda vinstutdelningar i enlighet med § 8 KStG.
Efterlevnad av dokumentation av internprissättning i enlighet med avsnitt 1 i AStG, om tillämpligt.
Tillhandahållande av intyg om skatteavdrag i enlighet med § 45a EStG.

Vid behov kan den verkställande direktören konsultera skatterådgivare. Inom ramen för LkSG måste skatteaspekter på leverantörstransaktioner beaktas, särskilt källskatt i enlighet med § 50a i den tyska inkomstskattelagen (EStG) för betalningar till utländska leverantörer.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Verkställande direktören ansvarar för att implementera ramverket för regelefterlevnad i enlighet med avsnitt 4 i LkSG, vilket innefattar följande:

Uppföljning av den årliga riskanalysen i enlighet med § 5 LkSG.
Genomförande av förebyggande och korrigerande åtgärder i enlighet med § 6 LkSG.
Inrättande av ett klagomålsförfarande i enlighet med § 8 LkSG.
Regelbunden rapportering i enlighet med § 10 LkSG.

Det säkerställer efterlevnad av etiska normer för att förhindra tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och miljöförstöring.

II Styrelsens sammansättning

Ledningen består av en verkställande direktör, som utsetts i enlighet med § 37 GmbHG. Han agerar oberoende och objektivt, utan betydande personliga eller affärsmässiga relationer som skulle kunna äventyra hans oberoende.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Under urvalsprocessen läggs särskild vikt vid kunskap om efterlevnad, särskilt med avseende på mänskliga rättigheter och miljöstandarder i enlighet med avsnitt 4 i LkSG. Den verkställande direktören måste effektivt implementera ramverket för efterlevnad och kontrollera leverantörernas etiska standarder i enlighet med avsnitt 6 i LkSG.

III Utnämning av styrelsen

Val av verkställande direktör

Bolagsstämman utser verkställande direktören i enlighet med § 37 GmbHG, eventuellt på rekommendation av en nomineringskommitté. Relevanta kvalifikationer inkluderar:

Engagemang för aktieägarnas intressen,
Branschkunskap (fastigheter, betalningstransaktioner, yachtbygge, luftfart, handel, förvaltningstjänster),
Ledaregenskaper, etik och integritet,
Erfarenhet av riskhantering, ekonomi och juridik,
Kunskap om redovisning i enlighet med §§ 242 ff. HGB,
Efterlevnad av skattelagstiftningen enligt EStG.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Erfarenhet av implementering av efterlevnadssystem krävs, i synnerhet riskanalys i enlighet med avsnitt 5 i LkSG och leverantörsrevisioner i enlighet med avsnitt 6 i LkSG. Mångfald uppmuntras.

verkställande direktören om dennes arbetsuppgifter ändras

Vid pensionering eller byte av befattning ska bolagsstämman pröva lämpligheten av hans verksamhet. Förändringar ska omedelbart anmälas.

IV. Uppförandekod och affärsetik

Verkställande direktören och de anställda följer en uppförandekod som främjar etik, integritet och lagbestämmelser. I enlighet med § 43 i den tyska lagen om aktiebolag (GmbHG) utövar verkställande direktören den omsorg som krävs av en omdömesgill företagsledare.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Uppförandekoden är baserad på principdeklarationen enligt § 4 LkSG och kräver att mänskliga rättigheter och miljöstandarder efterlevs. Leverantörer måste följa en motsvarande kod.

V. Styrelsens arbete och efterträdare; ersättning

Prestationer och succession

Bolagsstämman utvärderar regelbundet den verkställande direktörens arbete och planerar årligen dennes efterträdare.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Resultatbedömningen utvärderar implementeringen av ramverket för regelefterlevnad, särskilt riskminimering i enlighet med avsnitt 5 i LkSG och klagomålshantering i enlighet med avsnitt 8 i LkSG.

Ersättning till ledningen

Ersättningen fastställs i enlighet med § 38 GmbHG, baseras på prestation och marknadsstandard samt främjar långsiktigt värdeskapande och efterlevnad av LkSG. Den uppfyller skattekraven i enlighet med § 38 EStG.

VI Styrelsens sammanträden

Det finns inga regelbundna möten för en verkställande direktör. Han har dock regelbundna möten med bolagsstämman i enlighet med § 242 HGB.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Compliancefrågor, inklusive risker och klagomål i enlighet med avsnitt 8 i LkSG, är regelbundna punkter på dagordningen.

VII Kommittéer

Kommittéer såsom revisions- eller nomineringskommittéer kan inrättas i enlighet med § 47 GmbHG.

Integrering av ramverket för efterlevnad

En compliancekommitté rekommenderas för att övervaka ramverket i enlighet med avsnitt 5 i LkSG och avsnitt 8 i LkSG.

VIII Kommunikation med aktieägarna

Aktieägare kan kontakta verkställande direktören via e-post (info@legier-beteiligungs.de) eller per brev (Kurfurstendamm 14, DE 10719 Berlin). Information lämnas i enlighet med § 51a GmbHG. Vid utdelning innehålls skatt i enlighet med § 43 EStG och intyg tillhandahålls i enlighet med § 45a EStG.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Kommunikation omfattar klagomål i enlighet med avsnitt 8 i LkSG och efterlevnadsrevisioner.

IX. Utnämning och entledigande av verkställande direktören

Verkställande direktören utses i enlighet med § 38 GmbHG och kan avsättas i händelse av åsidosättande av skyldigheter.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Efterlevnad av ramverket för efterlevnad i enlighet med avsnitt 4 i LkSG är ett kriterium för utnämning och fortsatt tjänstgöring.

X. Redovisning och öppenhet

Bolaget följer bestämmelserna om bokföring (238 § HGB) och redovisning (242 § HGB). Årsbokslutet enligt § 264 HGB offentliggörs i enlighet med § 325 HGB. Skattejusteringar görs i enlighet med § 5 EStG, avdragsgilla kostnader i enlighet med § 4 EStG.

Integrering av ramverket för efterlevnad

Årsredovisningen innehåller information om efterlevnaden av LkSG i enlighet med 10 § LkSG.

Avslutande anmärkningar

Dessa riktlinjer främjar en ansvarsfull bolagsstyrning som värnar om aktieägarnas intressen och säkerställer ett etiskt beteende genom ramverk för regelefterlevnad och skattekonformitet.