Riktlinjer för centrala frågor om bolagsstyrning
Inledning
ScandicEstate, ScandicPay, ScandicYachts, ScandicFly, ScandicTrade och ScandicTrust är varumärken under paraplyet för LEGIER Beteiligungs mbH, ett tyskt aktiebolag med begränsat ansvar baserat på Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin (Förbundsrepubliken Tyskland).
Följande riktlinjer säkerställer ansvarsfull, transparent och laglig bolagsstyrning. De tar hänsyn till bestämmelserna i Handelsbalken (HGB), Lagen om aktiebolag med begränsat ansvar (GmbHG), Inkomstskattelagen (EStG) och Lagen om due diligence i leveranskedjan (LkSG). Dessa kompletteras av ett ramverk för efterlevnad som säkerställer efterlevnad av due diligence-krav gällande mänskliga rättigheter och miljö enligt LkSG.
I. Verkställande direktörens ansvar
Verkställande direktören för LEGIER Beteiligungs mbH ansvarar för ledning och representation av bolaget enligt § 35 GmbHG. Hen agerar i aktieägarnas intresse, till vilka hen är ansvarig, och säkerställer det långsiktiga värdet av LEGIER Beteiligungs mbH och dess varumärken. Hen är underställd de rättsliga kraven i GmbHG, särskilt vårdplikten enligt § 43 GmbHG, och ansvarar för korrekt bokföring och finansiell rapportering enligt § 238 HGB och § 242 HGB.
Skatteefterlevnad
Verkställande direktören säkerställer efterlevnad av skatteförpliktelser, inklusive:
- Tidsenlig inlämning av skattedeklarationer och betalning av skatter i enlighet med Bolagsskattelagen (KStG).
- Innehållande och överföring av löneskatt för anställda och verkställande direktören enligt § 38 EStG.
- Innehållande och överföring av kapitalvinstskatt vid utdelningar enligt § 43 EStG.
- Säkerställande av marknadsmässiga villkor i transaktioner med närstående parter för att undvika dolda vinstutdelningar enligt § 8 KStG.
- Efterlevnad av dokumentation för internprissättning enligt § 1 AStG, där tillämpligt.
- Utfärdande av intyg för innehållna skatter enligt § 45a EStG.
Vid behov kan verkställande direktören anlita skatterådgivare. Inom ramen för LkSG måste skatteaspekter i leverantörstransaktioner beaktas, särskilt innehållande av skatter enligt § 50a EStG för betalningar till utländska leverantörer.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Verkställande direktören ansvarar för implementeringen av ramverket för efterlevnad enligt § 4 LkSG, vilket inkluderar:
- Övervakning av den årliga riskanalysen enligt § 5 LkSG.
- Implementering av förebyggande och korrigerande åtgärder enligt § 6 LkSG.
- Inrättande av ett klagomålsförfarande enligt § 8 LkSG.
- Regelbunden rapportering enligt § 10 LkSG.
Hen säkerställer efterlevnad av etiska standarder för att förhindra tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och miljöskador.
II. Sammansättning av verkställande direktören
Ledningen består av en verkställande direktör, utsedd enligt § 37 GmbHG. Hen agerar oberoende och objektivt, fri från betydande personliga eller affärsmässiga relationer som kan äventyra hens oberoende.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Särskild vikt läggs vid expertis inom efterlevnad, särskilt avseende mänskliga rättigheter och miljöstandarder enligt § 4 LkSG. Verkställande direktören måste effektivt implementera ramverket för efterlevnad och bedöma leverantörer mot etiska standarder enligt § 6 LkSG.
III. Utnämning av verkställande direktören
Urval av verkställande direktören
Aktieägarförsamlingen utser verkställande direktören enligt § 37 GmbHG, eventuellt baserat på rekommendation från en nomineringskommitté. Relevanta kvalifikationer inkluderar:
- Engagemang för aktieägarnas intressen,
- Branschkunskap (fastigheter, betalningssystem, yachtbyggnad, luftfart, handel, förvaltning),
- Ledarskapsförmåga, etik och integritet,
- Erfarenhet av riskhantering, finans och juridik,
- Kunskap om bokföring enligt §§ 242 ff. HGB,
- Skatteefterlevnad enligt EStG.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Erfarenhet av att implementera efterlevnadssystem, särskilt riskanalys enligt § 5 LkSG och leverantörsgranskning enligt § 6 LkSG, krävs. Mångfald främjas.
Verkställande direktören vid förändring av uppgifter
Vid pensionering eller byte av position granskar aktieägarförsamlingen lämpligheten av hens verksamhet. Förändringar ska meddelas omedelbart.
IV. Uppförandekod och affärsetik
Verkställande direktören och anställda följer en uppförandekod som främjar etik, integritet och laglig efterlevnad. Verkställande direktören tillämpar den omsorg som en ansvarsfull affärsman enligt § 43 GmbHG.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Uppförandekoden baseras på policyuttalandet enligt § 4 LkSG och ålägger efterlevnad av mänskliga rättigheter och miljöstandarder. Leverantörer måste följa en motsvarande kod.
V. Verkställande direktörens prestation och succession; Ersättning
Prestation och succession
Aktieägarförsamlingen utvärderar regelbundet verkställande direktörens prestation och planerar succession årligen.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Prestationsutvärderingen bedömer implementeringen av ramverket för efterlevnad, särskilt riskreducering enligt § 5 LkSG och hantering av klagomål enligt § 8 LkSG.
Ersättning till verkställande direktören
Ersättningen fastställs enligt § 38 GmbHG, är anpassad till prestation och marknadens standarder och främjar långsiktigt värdeskapande och efterlevnad av LkSG. Den uppfyller skattekrav enligt § 38 EStG.
VI. Verkställande direktörens möten
Med en enda verkställande direktör är regelbundna möten inte tillämpliga. Hen träffar dock regelbundet aktieägarförsamlingen enligt § 242 HGB.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Efterlevnadsfrågor, inklusive risker och klagomål enligt § 8 LkSG, är regelbundna punkter på dagordningen.
VII. Kommittéer
Kommittéer som revisions- eller nomineringskommittéer kan inrättas enligt § 47 GmbHG.
Integrering av ramverket för efterlevnad
En efterlevnadskommitté rekommenderas för att övervaka ramverket enligt § 5 LkSG och § 8 LkSG.
VIII. Kommunikation med aktieägare
Aktieägare kan nå verkställande direktören via e-post ([email protected]) eller post (Kurfürstendamm 195, 10707 Berlin). Hen tillhandahåller information enligt § 51a GmbHG. Vid utdelningar innehålls skatter enligt § 43 EStG, och intyg utfärdas enligt § 45a EStG.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Kommunikationen inkluderar klagomål enligt § 8 LkSG och efterlevnadsrevisioner.
IX. Utnämning och avgång av verkställande direktören
Verkställande direktören utses enligt § 38 GmbHG och kan avsättas för brott mot plikter.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Efterlevnad av ramverket enligt § 4 LkSG är ett kriterium för utnämning och fortsatt tjänstgöring.
X. Bokföring och transparens
Bolaget följer bestämmelser om bokföring (§ 238 HGB) och finansiell rapportering (§ 242 HGB). Årsredovisningen enligt § 264 HGB offentliggörs enligt § 325 HGB. Skattejusteringar görs enligt § 5 EStG, avdragsgilla kostnader enligt § 4 EStG.
Integrering av ramverket för efterlevnad
Årsrapporten innehåller information om efterlevnad av LkSG enligt § 10 LkSG.
Slutlig anmärkning
Dessa riktlinjer främjar ansvarsfull bolagsstyrning, skyddar aktieägarnas intressen och säkerställer etiskt beteende genom ramverket för efterlevnad och skatteefterlevnad.